Créez de la valeur en temps réel grâce à l’apprentissage expérientiel et développez votre bassin de talents
Vous êtes un avant-gardiste. Vous savez qu’il est nécessaire d’attirer des talents jeunes et diversifiés dans votre organisation, mais vous ne pouvez pas vous permettre de « donner au suivant » si les tâches urgentes risquent d’en souffrir.
Et si vous pouviez créer un bassin de brillants travailleurs dynamiques ET tirer une réelle valeur de vos efforts de développement?
Devinez quoi? C’est ce qu’un stage d’apprentissage expérientiel bien planifié vous permettra de faire. Avec un peu de prévoyance, vous pouvez profiter dès maintenant de la valeur que représentent les talents de la génération Z, tout en jetant les bases de votre future main-d’œuvre.
Un grand nombre d’entreprises et d’organisations à but non lucratif du Nouveau-Brunswick ont déjà découvert comment le faire, et nous avons réuni les enseignements tirés de leurs expériences dans un petit guide rempli de conseils pratiques.
La Trousse d’outils sur l’apprentissage expérientiel à l’intention des employeurs du Nouveau-Brunswick vous propose des étapes simples et faciles à suivre pour tirer le meilleur parti de tout stage d’apprentissage expérientiel. Elle vous guidera tout au long des processus de recrutement, d’embauche et de socialisation organisationnelle afin de vous permettre d’attirer et d’encourager les talents qui vous aideront à soutenir ou à développer votre organisation.
Vous pouvez télécharger la trousse d’outils sous forme de document PDF ou vous pouvez avoir accès au contenu en poursuivant votre lecture. Toutes les feuilles de travail de la trousse sont disponibles en format PDF, remplissables en ligne et imprimables, ce qui vous permet de les remplir électroniquement ou à la main.
Avez-vous des questions auxquelles la trousse d’outils ne répond pas tout à fait?
Communiquez avec un partenaire du milieu universitaire. .Comment utiliser la trousse d’outils
L’apprentissage expérientiel est pratique, et la présente trousse d’outils l’est aussi. Elle présume que vous serez directement responsable d’un étudiant en stage d’apprentissage expérientiel et donne des conseils pratiques.
Chacun des 10 modules contient un court article fournissant quelques lignes directrices stratégiques, et la plupart des modules comprennent aussi une feuille de travail pour vous aider à adopter ces lignes directrices dans votre organisation.
Si vous remplissez chaque feuille de travail, à la fin de la trousse d’outils, vous serez prêt à planifier et à mettre en œuvre un stage d’apprentissage expérientiel réussi.
Comme le contenu des modules et les feuilles de travail se complètent, la meilleure façon d’utiliser la trousse d’outils est de terminer les modules l’un après l’autre. Cela dit, le contenu des modules est interrelié, donc si vous préférez sauter des informations et outils pour y revenir plus tard, vous pouvez le faire aussi.
En examinant la trousse d’outils, vous constaterez peut-être que son contenu soulève des questions concernant votre organisation. Dans ce cas, nous vous prions de vous adresser à l’un de vos partenaires du milieu universitaire. Chacune des quatre universités publiques du Nouveau-Brunswick dispose d’un personnel spécialisé qui a pour mission de collaborer avec les employeurs et qui est prêt à vous écouter.
À quoi s’attendre de l’apprentissage expérientiel
L’apprentissage expérientiel est un processus à la fois intuitif et intentionnel.
Nous reconnaissons pour la plupart que nous apprenons mieux lorsque nous faisons quelque chose de manière active au lieu d’absorber passivement des informations sur la manière de le faire. À certains égards, l’apprentissage expérientiel semble donc être la chose la plus naturelle du monde.
Il est possible également de vivre une expérience sans en tirer de leçons. Nous avons tous connu des gens qui ont 10 ou 20 ans d’expérience de travail, mais dont les capacités n’ont jamais progressé. C’est parce qu’un véritable apprentissage expérientiel requiert un effort délibéré.
Lorsque vous participez au projet d’apprentissage expérientiel, vous acceptez de faire participer un étudiant à un rôle et à des activités professionnelles conçus pour produire un perfectionnement professionnel et personnel. Vous vous engagez à permettre à l’étudiant de vivre le cycle de l’apprentissage expérientiel, qui fonctionne comme suit :
Vous remarquerez que l’expérience concrète ne représente qu’une phase du cycle d’apprentissage.
La réflexion est ce qui permet à l’étudiant de traiter son expérience, d’en extraire un sens et de maîtriser une nouvelle compétence ou attitude :
- L’observation réfléchie consiste à prendre du recul par rapport à l’expérience pour la décrire en détail, dans ses multiples dimensions — physique, cognitive, émotionnelle et sociale;
- La conceptualisation abstraite permet à l’étudiant d’exprimer clairement ce qu’il a appris et d’établir un lien entre cet apprentissage et ses connaissances, compétences et expériences antérieures.
En dernier lieu, l’expérimentation active permet aux étudiants de mettre en pratique ce qu’ils ont appris dans des expériences de travail de suivi qui leur donnent d’autres occasions d’apprendre et de se perfectionner.
Quand vous acceptez un placement du projet d’apprentissage expérientiel, vous vous engagez à offrir des possibilités d’apprentissage approfondi, de réflexion et de mise en pratique des leçons apprises.
Un emploi d’été où l’étudiant est la personne à tout faire au bureau ou la personne qui remplace les employés en vacances ne satisfait pas à ces exigences. Pour être prêt à embaucher un étudiant du projet d’apprentissage expérientiel, vous devez pouvoir :
- faire participer l’étudiant à un travail qu’il trouvera stimulant et enrichissant;
- fournir une rétroaction de façon régulière et continue, de même que des occasions de traiter les nouvelles expériences avec les collègues ou les superviseurs;
- offrir des possibilités de relever des défis professionnels comportant un niveau croissant de difficulté ou de responsabilité.
Cela ne veut pas dire que le rôle que vous concevez ne peut pas inclure un travail routinier, comme répondre au téléphone ou faire la saisie de données. Le rôle doit simplement être réaliste; il doit exposer l’étudiant au type de travail qu’il ferait pour vous en tant que nouvel employé, une fois qu’il aura terminé ses études.
Dans la « vraie vie », par exemple, un comptable débutant peut passer une bonne partie de la semaine à créer des feuilles de calcul et à assister à des réunions où il n’a pas grand-chose à dire. Il est donc tout à fait raisonnable de donner à un étudiant en comptabilité l’expérience de ces deux activités quotidiennes, peut-être en même temps que l’expérience de rédiger un rapport spécial ou de jouer un petit rôle face à un client pour un projet particulier.
Cependant, il ne serait pas raisonnable de ne donner à l’étudiant en comptabilité que des tâches de saisie de données ou de lui demander de remplacer des employés qui travaillent dans le domaine du marketing. Ce n’est pas de cette manière que vous traiteriez une nouvelle recrue que vous souhaitez retenir, alors pourquoi traiteriez-vous une nouvelle recrue potentielle de cette manière?
Vous pouvez vous attendre à passer les premières semaines du stage d’apprentissage expérientiel à guider l’étudiant dans sa transition de la vie universitaire à la vie professionnelle. Cela nécessitera un processus de socialisation organisationnelle bien conçu, une communication fréquente, une rétroaction continue et un mentorat de la part du superviseur ou d’un « partenaire ».
Les employeurs qui font cet investissement initial en retirent des bénéfices importants, souvent plus rapidement qu’ils ne l’avaient prévu.
David Alston, cofondateur de TimberTop Adventures, a obtenu un rendement rapide de son investissement dans l’apprentissage expérientiel à l’été de 2019 quand il a engagé deux stagiaires en marketing. Au début, David passait beaucoup de temps avec les deux étudiantes, assurant une rétroaction fréquente et un mentorat. En peu de temps, cependant, les deux stagiaires fonctionnaient comme des employées expérimentées. À la fin de l’été, elles apportaient la valeur qu’il attend habituellement d’un employé ayant trois ans d’expérience en marketing.
Selon le type d’apprentissage expérientiel auquel vous participez, votre partenaire du milieu universitaire vous demandera de respecter certaines exigences. Dans le cas d’une période de travail du programme d’alternance travail-études ou d’un stage typique, ces exigences peuvent comprendre des formulaires d’établissement des objectifs, des séances-bilans avec l’étudiant et des évaluations du rendement. Vous pourriez également être invité à examiner les rapports ou les réflexions écrites de l’étudiant.
Pour la plupart, ces exigences sont peu contraignantes du point de vue administratif. Elles ne nécessitent que quelques travaux d’écritures, et votre partenaire du milieu universitaire se fera un plaisir de vous expliquer les résultats attendus et les délais à respecter. L’étudiant doit aussi être au courant de ses responsabilités envers son établissement d’enseignement et être prêt à vous guider dans tout processus d’établissement de rapport.
Une analyse de rentabilisation pour optimiser le rendement de votre investissement
De nombreux employeurs s’intéressent à l’apprentissage expérientiel parce qu’ils considèrent qu’il s’agit d’un moyen d’apporter une contribution à leur collectivité, mais ce n’est pas parce que vous donnez un coup de pouce à la carrière d’un étudiant que vous ne devez pas aussi tirer profit de l’expérience. En fait, aborder l’apprentissage expérientiel comme un échange basé sur la valeur est la meilleure chose que vous puissiez faire pour l’étudiant et pour votre organisation.
L’apprentissage expérientiel fonctionne mieux lorsque les employeurs ont une approche gagnant-gagnant. Si l’étudiant est pour vous un objet de charité, il se peut que vous ne soyez pas assez exigeant pour créer une expérience professionnelle réaliste et l’aider à renforcer ses compétences professionnelles. Toutefois, si vous traitez l’embauche d’un étudiant du projet d’apprentissage expérientiel comme n’importe quelle autre embauche, vous exigerez et donnerez une valeur mesurable, et le placement produira des résultats mesurables.
Avant de commencer à rédiger une offre d’emploi, prenez le temps de prévoir le rendement de votre investissement dans l’apprentissage expérientiel. Voici quelques questions à prendre en compte :
- Quelles sont les tâches précises que l’étudiant effectuera pour vous?
- Comment ces tâches sont-elles effectuées maintenant?
- Quel effort (heures-personnes et dollars) faudra-t-il pour effectuer les tâches sans l’étudiant?
- Combien cela vous coûtera-t-il (salaire et temps de formation) de confier les tâches à l’étudiant?
- Quelle est la valeur financière à long terme de la réalisation des tâches?
Disons, par exemple, que vous envisagez de demander à un étudiant du projet d’apprentissage expérientiel de rédiger une étude de marché qui vous permettra de pénétrer un nouveau marché d’exportation. En ce moment, votre équipe travaille à plein régime au service des clients, de sorte que pour produire le rapport, vous devrez soit réduire les heures facturables de quelqu’un, soit confier la recherche à un consultant. Vous pourriez aussi ne pas faire l’étude et perdre cette possibilité d’exporter. Dans toutes ces situations, le coût pour votre organisation, selon vous, serait d’au moins 15 000 $.
Selon vos calculs, grâce à une subvention gouvernementale, le coût d’embauche et de formation d’un étudiant serait inférieur à 3 000 $. Même sans subvention, le coût serait probablement inférieur à 10 000 $. Il n’est pas nécessaire de faire beaucoup de calculs mathématiques pour reconnaître rapidement que votre investissement donnera immédiatement un rendement d’au moins 5 000 à 12 000 $.
Le montant peut être majoré si vous êtes en mesure d’embaucher l’étudiant que vous avez formé de manière permanente une fois qu’il a obtenu son diplôme. Comme vous le savez, le temps et l’énergie nécessaires pour recruter et former un tout nouvel employé représentent des coûts importants. Combien pourriez-vous économiser en embauchant un candidat que vous avez déjà approuvé et formé et qui est prêt à se mettre au travail?
Par ailleurs, le rendement direct de l’investissement dans l’apprentissage expérientiel n’est qu’un élément de l’analyse de rentabilisation. En exposant un étudiant à la culture de votre organisation, vous pourriez également renforcer votre marque sur le marché local, établir une relation constructive avec votre partenaire du milieu universitaire et vous forger une réputation en tant qu’excellent lieu de travail. Tous ces avantages qualitatifs peuvent vous aider à vous démarquer en tant qu’employeur de choix et vous permettre d’attirer et de maintenir plus facilement les meilleurs jeunes talents.
Quel type de rendement pouvez-vous attendre de votre investissement dans l’apprentissage expérientiel? Pour faire une estimation de la valeur directe et mesurable que vous pourriez tirer d’un étudiant en stage, utilisez la feuille de travail Mon analyse de rentabilisation pour l’apprentissage expérientiel.
Créer une offre d’emploi attrayante pour les étudiants salariés
Comment sont vos compétences en matière de rédaction?
La création d’une offre d’emploi qui attirera le bon étudiant dans votre organisation est un travail de vente sérieux. Votre offre doit être convaincante en ce qui concerne les principales caractéristiques que les jeunes d’aujourd’hui recherchent dans un poste et une organisation. Elle doit aussi faire ressortir certains éléments particuliers que les étudiants attendent d’un stage d’apprentissage expérientiel.
La cohorte d’étudiants sur le point d’entrer sur le marché du travail est issue de la génération Z (personnes nées entre 1996 et 2010). Par rapport aux générations précédentes, la génération Z a des préférences distinctes concernant l’emploi qu’elle recherche, et certaines d’entre elles pourraient vous surprendre.
La génération Z est parfois étiquetée à tort comme une bande d’hédonistes, car le plaisir est la première chose que les personnes de cette génération attendent de leur travail. Elles veulent que leur travail soit foncièrement enrichissant, voire amusant.
Cependant, la génération Z ne se contente pas de s’amuser; son autre priorité est d’avoir un impact positif sur le monde. Par conséquent, les membres de cette génération préfèrent travailler pour des organisations qui visent à changer les choses en mieux en plus de générer des profits.
Le sentiment d’appartenance est également très important pour la génération Z. Elle souhaite que son lieu de travail soit un lieu convivial où elle prend plaisir à collaborer avec des personnes qui comptent à ses yeux.
En 2020, l’Université de Waterloo a mené une enquête auprès de plus de 200 de ses étudiants du programme d’alternance travail-études pour savoir quels étaient les critères les plus importants lorsqu’ils envisageaient des possibilités d’emploi. Voici comment ils ont évalué 13 caractéristiques d’un emploi (sur une échelle de cinq points) :
Source : Université de Waterloo, Are You Ready to Manage the Workplace of the Future?, 2020.
Pour trouver écho auprès des étudiants d’aujourd’hui, une offre d’emploi doit accorder la priorité aux qualités du haut de la liste ci-dessus. Elle doit montrer de quelle façon le rôle et l’organisation permettront à l’employé de s’épanouir dans des conditions qu’il juge importantes.
Toutefois, ce n’est là qu’un point de départ. Une offre d’emploi qui attirera les étudiants dans votre organisation doit aussi véhiculer des valeurs professionnelles qui s’alignent sur les principales valeurs de la génération Z : la bienveillance, l’autodétermination et le plaisir. D’autres valeurs importantes pour la génération Z sont la sécurité, la diversité et l’inclusion, et la réalisation. [note de bas de page — Rapport de l’Université de Waterloo]
Les offres d’emploi qui s’adressent de façon efficace à la génération Z utilisent un langage vivant et des exemples précis pour décrire la culture organisationnelle et brosser un portrait clair de « ce qu’est le travail ici ».
En plus d’être membres de la génération Z, les étudiants à la recherche d’un stage d’apprentissage expérientiel ont des attentes supplémentaires. Selon l’idée qu’ils se font du cycle d’apprentissage expérientiel, ils présument qu’un employeur va :
- offrir des possibilités de participer à un travail authentique qui est enrichissant sur le plan personnel (travail semblable à celui que ferait un nouvel employé permanent);
- assigner du travail qui les met au défi et leur permet d’acquérir de nouvelles compétences;
- les aider à établir des objectifs d’apprentissage et à satisfaire aux autres exigences de leur université;
- leur donner régulièrement une rétroaction;
- tenir avec eux des séances de compte rendu et d’autres genres de réflexion;
- les inviter aux réunions de l’équipe et aux activités sociales;
- s’intéresser à leur perfectionnement professionnel.
Pour attirer des étudiants hautement motivés dans votre organisation, assurez-vous que votre offre d’emploi décrit ce que le poste leur apportera. À quels tâches ou projets spéciaux travailleront-ils? Quelles nouvelles compétences pourront-ils ajouter à leur CV? Quelles possibilités auront-ils d’échanger avec leurs collègues et de faire partie de l’équipe?
Considérez votre annonce d’emploi comme étant une invitation. Vous voulez attirer l’étudiant le mieux adapté aux activités stimulantes que vous menez au sein de votre organisation. Plus vous pourrez décrire ces activités de façon claire, meilleures seront vos chances d’attirer le bon candidat (et d’éliminer les mauvais candidats).
Comme vous écrivez pour un public qui n’a jamais travaillé, n’oubliez pas qu’il pourrait avoir du mal à comprendre comment les rôles et responsabilités présentés dans le jargon typique des ressources humaines se traduisent dans le travail quotidien. Un langage et des exemples précis et concrets sont essentiels.
Pour décrire votre organisation et le rôle associé au poste, utilisez le QQOPQ du journaliste comme guide. Voici quelques questions pour vous aider à démarrer votre réflexion :
Qui?
- Qui l’organisation sert-elle?
- Qui fait partie de l’organisation?
- Qui sera l’étudiant dans l’organisation?
- Qui servira-t-il?
- De qui relèvera-t-il et avec qui travaillera-t-il?
Quoi?
- Que fait l’organisation?
- Quel est son impact positif sur le monde?
- Que fera l’étudiant?
- Quelle sera sa contribution à l’organisation dans son ensemble?
- Quels résultats devra-t-il produire?
- Quelles responsabilités particulières assumera-t-il?
- À quoi ressemblera sa vie professionnelle au jour le jour?
- Quelles possibilités d’apprentissage seront mises à sa disposition?
Où?
- Où sera son lieu de travail principal?
- Où se trouveront ses collègues?
- L’étudiant devra-t-il se déplacer?
- Où se trouvent les personnes que l’étudiant servira?
Quand?
- Quelles sont les dates de début et de fin du poste?
- Quels sont les jours et les heures de travail?
- À quel moment la période d’orientation ou de formation aura-t-elle lieu?
Pourquoi?
- Pourquoi l’organisation existe-t-elle?
- Pourquoi fait-elle ce qu’elle fait?
- Pourquoi ce travail est-il important?
- Pourquoi a-t-on besoin d’un étudiant du projet d’apprentissage expérientiel?
Pensez à des éléments qui ne figurent pas dans la liste
Pour aider les étudiants à imaginer combien il serait enrichissant de travailler dans votre organisation, vous pourriez utiliser une photo ou un clip vidéo qui saisit l’esprit de votre lieu de travail.
Créez une offre d’emploi qui se démarque en rendant votre description de poste visuellement attrayante et facile à lire. Utilisez une grande police de caractères (au moins 11 points), des titres et des listes à puces contenant au maximum de cinq à sept éléments. Évitez les paragraphes denses et les longues listes non divisées, qui donnent l’impression que la lecture est un travail de longue haleine.
N’oubliez pas : vous visez la génération Z, un groupe qui veut que le travail soit amusant et convivial. La description plus technique que vous utiliseriez pour recruter une personne plus expérimentée ne séduira probablement pas votre jeune public.
Voici une structure simple que vous pouvez utiliser pour organiser votre description. Vous remarquerez qu’elle donne aux étudiants une idée générale de la mission et de la culture de votre organisation ET une idée plus détaillée du rôle et des responsabilités, le tout sous une forme facile à lire et à comprendre.
Structure d’une offre d’emploi adaptée aux étudiants
Joignez-vous à nous pour transformer l’apprentissage de la maternelle à la 12e année
Notre entreprise de technologies éducatives de classe mondiale est basée dans le centre-ville de St. John. Depuis six ans, notre mission est de transformer l’apprentissage dans les écoles.
Nous concevons des logiciels interactifs pour l’enseignement des langues et des sciences sociales, et nos programmes primés ont eu un impact sur plus de 12 000 élèves au Canada, au Royaume-Uni et au Danemark.
Pourquoi nous avons besoin de vous
Nous nous préparons à étendre notre gamme de produits aux sciences naturelles, et nous avons besoin de quelqu’un pour nous aider à planifier cette croissance.
En tant que nouveau stagiaire en innovation de produits, vous réaliserez une étude de marché détaillée qui nous permettra de nous lancer dans ce nouveau domaine dans les six à douze prochains mois.
Ce que vous ferez
Vous utiliserez vos compétences en matière de recherche pour élaborer un rapport approfondi. Ce document important nous guidera dans la conception, la mise au point et la commercialisation de la nouvelle gamme de produits.
Vos principales activités professionnelles seront les suivantes :
- Trouver, résumer et analyser les études de marché publiées en ligne dans les revues spécialisées, les sites Web de l’industrie, les revues universitaires et les rapports de l’industrie
- Mener des entrevues (par téléphone ou Zoom) avec des clients du Canada, du Royaume-Uni et du Danemark
- Recenser les produits compétitifs et analyser leurs points forts et leurs points faibles
- Participer régulièrement aux réunions du personnel et aux séances de remue-méninges de notre équipe de 10 personnes
- Présenter vos conclusions intermédiaires et finales dans des rapports par courriel, des présentations de diapositives et un rapport écrit détaillé (une vingtaine de pages ou plus) qui sera soumis à notre conseil d’administration
Vous participerez aussi à d’autres projets dans le domaine du marketing et des ventes. Comme nous sommes une petite équipe agile, vos tâches changeront en fonction des besoins des clients. Nous sommes fiers de veiller les uns sur les autres, alors il se peut que l’on vous demande de faire des tâches non liées à votre domaine pour donner un coup de main à un collègue confronté à une surcharge de travail ou pour remplacer un employé en vacances.
Ce que vous apporterez
Nous sommes convaincus que la diversité engendre l’innovation. Nous espérons donc que vous apporterez un ensemble de compétences unique dont les talents cachés nous surprendront.
Vous devez toutefois posséder certaines compétences et attitudes de base pour bien travailler avec l’équipe et réussir votre projet de recherche. Au minimum, vous devez apporter ce qui suit :
- Une expérience de recherche dans un cours d’administration (de préférence un cours de marketing)
- Des compétences remarquables en matière de communication écrite et orale
- Des compétences en matière de visualisation de données (vous pouvez « traduire » un ensemble de données en un graphique, un tableau ou un schéma)
- La maîtrise de Microsoft Word et de PowerPoint (vous savez utiliser toutes les fonctionnalités du « ruban » et la plupart des fonctionnalités des menus déroulants)
- La capacité à travailler de manière autonome dans un environnement qui évolue sans cesse, avec divers types de personnalités, dont beaucoup ont des opinions bien arrêtées
- Un sens de l’humour sans faille (voir le point ci-dessus)
Ce serait un atout formidable si vous étiez bilingue, car certains de nos clients se trouvent au Québec et nous aimerions élargir notre clientèle dans cette région.
Ce que vous en retirerez
Dans notre petite organisation, vous aurez l’occasion de voir comment fonctionne le développement de logiciels personnalisés, de bout en bout. Vous aurez également les possibilités suivantes :
- Participer aux réunions avec les clients
- Perfectionner vos compétences en matière de recherche, de rédaction et de présentation
- Collaborer avec des collègues des secteurs technique et non technique dans un environnement souple et créatif
- Participer à la présentation de vos conclusions au conseil d’administration
- Participer à la conférence annuelle EduTech, à Chicago (du 1er au 5 août)
Renseignements sur le poste
- Le stage commencera le 2 mai et se terminera à la fin du mois d’août.
- Vous travaillerez dans notre bureau situé au 635, rue Harris.
- Vous aurez besoin de votre propre ordinateur portable (Mac ou PC).
- Notre journée de travail est de huit heures et comprend une pause d’une heure pour le repas du midi. Vous pouvez commencer à 8 h, à 9 h ou à 10 h.
- La rémunération sera de 16 $ l’heure pour une semaine de travail de 35 heures.
- Nous acceptons les candidatures des étudiants étrangers.
Le poste vous intéresse?
Envoyez-nous votre CV avant le 20 février, accompagné d’une lettre de motivation expliquant pourquoi vous seriez un candidat idéal pour notre mission et notre équipe : info@kindertech.ca.
Si nous pensons que cela vaut la peine de discuter du stage avec vous, nous vous enverrons un courriel pour vous inviter à une entrevue.
Si vous avez des questions au sujet du rôle, n’hésitez pas à communiquer avec notre innovatrice en chef, Ruth Stuckey, au 506-455-7878.
Concevoir un processus de socialisation organisationnelle simple, facile et adapté à votre organisation
Avez-vous l’impression que la socialisation organisationnelle est un processus complexe et coûteux? Ce n’est pas forcément le cas. De nombreuses entreprises et organisations à but non lucratif du Nouveau-Brunswick ont réussi à intégrer des étudiants du projet d’apprentissage expérientiel dans leur organisation sans investir dans des programmes d’orientation structurés ni perturber leurs activités quotidiennes.
Leur secret? Leurs priorités en matière de socialisation organisationnelle sont la culture et la communication. Lorsque vous vous efforcez de donner à un étudiant le sentiment qu’il fait partie de votre équipe, il est surprenant de voir à quel point leur intégration est rapide et facile.
La socialisation organisationnelle réussie comporte quatre niveaux d’orientation :
La plupart des organisations maîtrisent les deux niveaux inférieurs. Elles assurent la conformité en donnant aux nouveaux arrivants les « règles » de base concernant des questions telles que les heures de travail, la rémunération et les exigences en matière de rapports. Elles veillent également à être claires en informant le nouvel employé de ses tâches professionnelles.
Trop souvent, cependant, la socialisation organisationnelle s’arrête là, même si ce sont les deux autres C qui offrent les meilleures possibilités d’aider un nouveau collègue à s’intégrer et à s’adapter rapidement.
Nous savons tous à quel point la « compatibilité » est importante lors du recrutement et de l’embauche, mais au milieu d’une semaine de travail chargée, il peut être facile d’oublier que la véritable compatibilité doit être facilitée. Bien sûr, vous avez soigneusement sélectionné l’étudiant qui semble avoir toutes les caractéristiques qui en feront un grand joueur d’équipe. Toutefois, si l’équipe ne l’accueille pas correctement, votre recrue prometteuse risque de ne jamais jouer au niveau que vous attendez. Elle pourrait même décider de s’en aller et de ne pas jouer du tout.
Les employeurs qui tirent le meilleur parti de l’apprentissage expérientiel trouvent des moyens simples de faire participer les étudiants dès le départ et de les mettre à l’aise. Envisagez la socialisation organisationnelle comme une occasion de faire preuve du légendaire accueil du Nouveau-Brunswick :
- Quelles mesures simples pouvez-vous prendre pour initier un nouvel arrivant à la façon de faire les choses dans votre organisation?
- Comment pouvez-vous l’aider à établir des relations positives avec son entourage afin qu’il ne se contente pas d’entrer dans le jeu, mais veuille devenir l’une de vos étoiles?
La socialisation organisationnelle ne se fait pas du jour au lendemain. C’est un parcours qui commence avant le premier jour de travail de l’étudiant et qui se termine plusieurs semaines après le début du stage. À ce point, l’étudiant a atteint un niveau de compétence qui lui permet de fonctionner pleinement dans le rôle qui lui est assigné.
Avant de commencer à réunir les documents utilisés pour la socialisation organisationnelle, votre première étape consiste à dresser la carte du terrain que l’étudiant devra couvrir. Commencez par l’offre d’emploi et suivez le parcours jusqu’au point où les collègues ne voient plus le nouvel employé comme un « étudiant », mais simplement comme un collègue.
Pour un stage d’apprentissage expérientiel, la socialisation organisationnelle se déroule généralement en trois étapes :
- Avant le premier jour — La première impression que l’étudiant a de votre organisation commence bien avant qu’il ne se présente pour le premier jour de travail. Son parcours de socialisation organisationnelle commence dès son embauche.
- Premier jour — Le premier jour de travail peut influencer positivement ou négativement l’ensemble de l’expérience de stage. Il est essentiel de commencer cette étape du parcours sur des bases solides.
- Socialisation organisationnelle continue — Ce processus est différent dans chaque organisation, et sa durée peut varier considérablement. Prévoyez au moins deux semaines de supervision étroite et de mentorat. Si le poste est particulièrement complexe ou exige une acquisition importante de compétences, vous constaterez peut-être qu’il faut attendre le milieu du stage pour que l’étudiant puisse se réaliser pleinement.
Voici un exemple de la manière dont ces trois étapes peuvent se dérouler pour un étudiant effectuant un stage dans un laboratoire de chimie industrielle :
Avant le premier jour, l’étudiant :
- reçoit une offre d’emploi informelle par téléphone;
- reçoit une offre d’emploi officielle par courriel. L’offre officielle est rédigée dans un langage simple et accessible (pas de jargon juridique) et décrit clairement les prochaines étapes;
- accepte l’offre d’emploi par écrit;
- reçoit un courriel de bienvenue de l’organisation, y compris une trousse d’accueil (présentant l’équipe et ses principales activités) et le nom du superviseur;
- reçoit un courriel ou un appel téléphonique de bienvenue du superviseur, contenant des instructions claires sur le lieu et le moment où il doit se présenter le premier jour et sur ce qui se passera le premier jour.
Les petites choses comptent beaucoup. Voici un exemple d’un bref courriel de bienvenue d’un superviseur, qui contribue grandement à favoriser un sentiment d’appartenance :
OBJET : En attendant avec impatience votre premier jour
Bonjour Gavin,
Mon nom est Trish Delaine, et je suis chef d’équipe au laboratoire de chimie de Fernwood Chemicals.
Sally, du Service des ressources humaines, m’a fait part de votre CV et j’ai hâte que vous vous joigniez à l’équipe le 5 mai. Il semble que vous ayez déjà une excellente formation en chimie organique, et votre expérience de travail dans un camp pour enfants devrait vous permettre de faire face à la folie quotidienne que nous vivons ici. Comme les priorités de recherche peuvent changer d’une semaine à l’autre, nous devons toujours rester en alerte.
Le 5 mai, je vous attendrai à la porte d’entrée du même bâtiment où votre entrevue a eu lieu (56, av. McLaughlin).
Notre journée de travail commence à 9 h, mais j’aurai besoin de quelques minutes pour m’installer, alors prévoyons de nous rencontrer à 9 h 15. Si je suis en retard, la réceptionniste vous dirigera vers la salle d’attente.
Nous passerons la majeure partie de votre première journée à vous préparer à travailler chez Fernwood. Vous devrez remplir des documents de sécurité, alors apportez votre numéro d’assurance sociale et une pièce d’identité avec photo.
Assurez-vous de porter des chaussures fermées, car vous ne serez pas autorisé à entrer dans le laboratoire avec des sandales. Les jeans ne posent pas de problème si vous les trouvez confortables.
Si vous avez des questions d’ici votre premier jour, appelez-moi. Mon numéro au bureau est le 506-765-4433, et mon numéro de cellulaire est le 506-889-6545.
Au plaisir de vous voir, Trish
Le premier jour, l’étudiant :
- rencontre son superviseur à la porte d’entrée;
- se rend au Service des ressources humaines pour remplir tous les documents liés à la socialisation organisationnelle, y compris les formulaires de sécurité, et reçoit le manuel des employés;
- est mis au courant de toute formation requise (p. ex. : cours de sécurité en laboratoire);
- fait une tournée du laboratoire et de l’édifice;
- reçoit tout le matériel dont il a besoin pour faire son travail, y compris un ordinateur portatif et une blouse de laboratoire;
- prend le repas du midi avec les collègues avec qui il travaillera;
- rencontre les principaux membres du personnel avec lesquels il pourrait avoir des rapports, notamment le responsable de la paie et le responsable de la sécurité. Il rencontre également certains dirigeants de l’entreprise, notamment le vice-président de la recherche et du développement;
- prend un café avec le mentor qui lui a été affecté, un jeune chercheur qui a obtenu son diplôme universitaire l’année précédente;
- est informé des projets de recherche en cours dans le laboratoire et du rôle qu’il est susceptible de jouer dans le laboratoire;
- aide à accomplir une petite tâche authentique qui l’expose au vrai travail du laboratoire.
Dans le cadre de la socialisation organisationnelle continue, l’étudiant :
- consulte l’équipe pour lui permettre d’établir des objectifs d’apprentissage pour le stage;
- rencontre le chef d’équipe chaque matin pour recevoir les tâches de la journée;
- présente un compte rendu de 15 minutes au chef d’équipe à la fin de la journée;
- observe et assiste un chercheur expérimenté dans le laboratoire;
- effectue quelques tâches de laboratoire de façon autonome et reçoit une rétroaction sur son rendement. Les tâches deviennent de plus en plus complexes;
- aide à tenir les documents et à analyser les données, travaillant de plus en plus de façon autonome;
- participe aux réunions hebdomadaires de l’équipe;
- est invité aux activités sociales, par exemple les repas de l’équipe le midi et la ligue de balle molle de l’entreprise;
- rencontre son mentor au moins une fois par semaine;
- tient un journal de travail, réfléchissant chaque semaine sur ses réalisations et les leçons apprises.
Il n’y a pas une seule bonne façon d’assurer la socialisation organisationnelle d’un étudiant en stage d’apprentissage expérientiel. Il est toutefois utile de garder à l’esprit quelques principes clés et de tenir compte des exemples de pratiques efficaces en matière de socialisation organisationnelle :
Avant le premier jour
| Principes clés | Pratiques efficaces |
| Décidez qui sera responsable de la socialisation organisationnelle. Lors de la socialisation organisationnelle, l’étudiant peut recevoir une formation et un mentorat de plusieurs personnes, mais qui est responsable de l’ensemble du processus? Lorsque personne n’est responsable ou que tout le monde l’est, il est facile pour l’étudiant de se sentir confus et perdu. | Même si l’étudiant doit rendre des comptes à différentes personnes sur différents projets, il doit avoir un seul superviseur principal. Donnez à cette personne la responsabilité de guider l’étudiant dans le processus de socialisation organisationnelle. Il doit au moins s’entretenir régulièrement avec l’étudiant pour savoir comment il s’adapte. |
| Faites une place à l’étudiant. L’endroit où l’étudiant travaille est important. Créez un espace de travail à proximité de ses collègues afin qu’il se sente partie prenante de l’action et puisse facilement poser des questions. | Si possible, placez l’étudiant à proximité de son superviseur ou d’un mentor afin qu’il puisse poser des questions au fur et à mesure. Si personne n’a de poste de travail qui lui est assigné, assurez-vous que l’étudiant comprend le protocole pour trouver sa place au quotidien. |
| Procurez-vous les bons outils. Quels sont les éléments essentiels dont l’étudiant aura besoin pour faire son travail? Assurez-vous que tous ces éléments seront prêts à l’arrivée de l’étudiant. | Imaginez-vous dans le rôle de l’étudiant en train d’accomplir ses tâches quotidiennes. Dressez la liste de tous les articles dont vous aurez besoin pour faire le travail, du portable aux notes autocollantes. Préparez les autorisations nécessaires pour l’achat des gros articles afin que l’étudiant ne perde pas de temps à attendre que le matériel arrive. |
| Préparez-vous à utiliser les technologies. Quels sont les systèmes et programmes auxquels l’étudiant devra avoir accès quotidiennement et hebdomadairement? Renseignez-vous sur les étapes à suivre pour obtenir des données de connexion et suivre une formation relative à l’accès. | Si votre organisation dispose d’un service informatique, il peut être utile de prévoir une réunion avec un de ses représentants le premier jour afin que l’étudiant puisse obtenir tous les mots de passe requis en même temps. L’étudiant pourrait ne pas être en mesure d’évaluer avec précision son niveau de maîtrise d’une technologie donnée. La meilleure façon de le savoir est de lui confier des tâches de bas niveau, d’évaluer son rendement, puis de lui fournir une formation ou d’autres types de soutien selon les besoins. |
| Créez une description de poste claire. Beaucoup de choses peuvent se passer entre l’entrevue et le premier jour. Vos attentes à l’égard du rôle ont-elles changé en raison de changements dans l’organisation ou des compétences que l’étudiant apporte au poste? Mettez à jour la description de poste en conséquence. | Idéalement, votre description de poste actualisée devrait décrire les tâches et les responsabilités associées au rôle ainsi que les résultats précis que celui-ci est censé produire. Assurez-vous également que la structure hiérarchique est claire. |
Préparez les documents d’orientation. Outre la description de poste, ces documents doivent comprendre :
|
Bien qu’il soit important d’être minutieux, il faut éviter de donner trop d’informations à l’étudiant d’un seul coup. Vous pouvez assigner la lecture par morceaux ou au moins mettre en évidence le contenu le plus important que l’étudiant doit d’abord lire. |
| Communiquez les nouvelles. Informez l’équipe et l’organisation dans son ensemble de la nouvelle recrue. Encouragez les collègues à faire en sorte que l’étudiant se sente le bienvenu. | Comme les courriels ne sont pas toujours lus, ne vous contentez pas d’une simple annonce par courriel pour ouvrir la voie à l’étudiant. Mentionnez la nouvelle recrue lors des réunions et des conversations informelles. Suscitez l’intérêt à l’égard de l’étudiant en partageant des aspects particuliers de son profil qui promettent d’en faire un collaborateur précieux. |
| Organisez des réunions. Faites une liste de toutes les personnes avec lesquelles l’étudiant travaillera ou qu’il devra consulter. Organisez des rencontres entre l’étudiant et le plus grand nombre possible de ces collègues. | Une visite ou une tournée du lieu de travail est un excellent moyen de faciliter les rencontres. Les présentations par courriel peuvent également aider à mettre l’étudiant en contact avec ses nouveaux collègues. Et rien ne dit « On vous souhaite la bienvenue » comme être invité à un dîner spécial de l’équipe. |
| Communiquez les attentes pour le premier jour. Indiquez clairement où et quand l’étudiant doit se présenter. S’il existe un code vestimentaire ou si l’étudiant doit apporter des documents ou du matériel, indiquez ces exigences. | La plupart des étudiants attendent leur premier jour de stage d’apprentissage expérientiel avec un mélange d’enthousiasme et d’anxiété. Vous pouvez réduire l’anxiété en leur donnant un aperçu de ce à quoi ils doivent s’attendre le premier jour. Par souci de clarté, il est conseillé de fournir par écrit les principaux renseignements (p. ex. : l’heure de début). |
| Principes clés | Pratiques efficaces |
| Soyez accueillant. L’étudiant qui est actuellement en stage d’apprentissage expérientiel pourrait devenir un employé permanent plus tard. Il faut donc favoriser un sentiment d’appartenance dès le début. | Assurez-vous que vous êtes bien préparé pour l’étudiant. Préparez son poste de travail, mettez le matériel en place, planifiez les principales réunions et alignez les premières tâches. L’étudiant se sent probablement nerveux; plus vous serez organisé et calme pour son premier jour, mieux il pourra se concentrer. |
| Fournissez un plan d’action. Mettez l’étudiant à l’aise en lui faisant savoir comment se déroulera sa première journée. | Il se peut que l’étudiant n’ait aucune idée de ce à quoi il doit s’attendre dès le premier jour dans un environnement de travail professionnel. Donnez-lui un programme approximatif de la journée, y compris les pauses, afin qu’il ait une idée de ce qui l’attend. |
| Donnez une vue d’ensemble. Les étudiants qui arrivent sur le marché du travail peuvent avoir du mal à comprendre comment leur rôle est lié à la mission et aux objectifs généraux de l’organisation. Aidez-les à comprendre comment leur contribution s’intègre aux contributions de leurs collègues et a un impact. | Le mot « impact » est important pour la génération Z, alors assurez-vous de l’utiliser. Faites savoir à l’étudiant non seulement ce qu’il fera, mais aussi pourquoi il le fera et ce qu’il contribuera à réaliser. Un organigramme peut rapidement aider l’étudiant à comprendre qui est qui et créer un sens du lien social. Les exemples de réussite organisationnelle peuvent illustrer vos valeurs organisationnelles et permettre à l’étudiant de s’imaginer qu’il contribue au succès de l’organisation. |
| Faites passer les gens avant les processus. La culture et la communication dans le cadre de la socialisation organisationnelle ne se font pas par échange d’informations; ils se font en établissant des relations. | Les présentations rapides aux collègues ne suffisent pas. Offrez des occasions de nouer des liens sociaux constructifs, comme un dîner d’équipe ou des réunions consacrées à des conversations permettant de faire connaissance. Le « quoi » du travail, c’est-à-dire les tâches particulières et les façons de procéder, peut venir plus tard. Le premier jour, il est essentiel que l’étudiant commence à avoir confiance dans le « qui » et le « pourquoi » de son travail. Dans la mesure du possible, attribuez à l’étudiant un mentor ou un « partenaire de travail ». Cette personne peut servir de soutien supplémentaire lorsque vous n’êtes pas disponible. Elle peut également vous aider si l’étudiant ne se sent pas à l’aise de soulever des questions avec vous. Si plusieurs étudiants en stage d’apprentissage expérientiel travaillent pour votre organisation, assurez-vous de les mettre en relation. Les étudiants trouvent leur force dans le partage d’expériences professionnelles similaires. Ils apprécient également les occasions de rencontrer de jeunes diplômés ou d’autres jeunes talents qui peuvent facilement s’identifier à leur situation. |
| Traduisez le jargon du métier. Chaque secteur d’activité et chaque lieu de travail a son propre jargon. L’étudiant le verra comme une langue étrangère, alors prenez le temps de lui fournir une traduction en français simple. | Fournissez à l’étudiant une liste des principaux termes et acronymes qu’il rencontrera. Encouragez-le à demander des précisions lorsqu’il entend un terme qu’il ne comprend pas. |
| Évitez de submerger l’étudiant. Pour reprendre un vieux cliché, le premier jour de travail est un « baptême de feu ». Ne vous sentez pas obligé de fournir d’un seul coup tout ce dont l’étudiant a besoin de savoir. N’oubliez pas que la socialisation organisationnelle est un parcours et que le premier jour n’est que la première étape. | Faites une pause pour socialiser pendant les séances de compte rendu. Encouragez l’étudiant à prendre des notes (il ne pensera peut-être pas à le faire) afin qu’il puisse suivre les nouvelles informations sans avoir le sentiment qu’il doit tout retenir. Prévoyez des pauses pour qu’il puisse s’arrêter et se ressourcer. |
| Fournissez les outils nécessaires à la réussite. Si l’étudiant obtient son matériel et son accès aux technologies en retard, cela peut susciter un sentiment de confusion et provoquer de l’anxiété. Assurez-vous que l’étudiant dispose de tout ce dont il a besoin pour bien démarrer. | Avant d’assigner une tâche, il est bon de s’assurer que l’étudiant dispose de tous les outils et de tout le soutien dont il a besoin pour la réaliser. Il peut s’agir du contexte général, d’instructions détaillées, de matériel, de technologies, de coordonnées et d’étapes de dépannage. Envisagez également d’autres ressources organisationnelles qui pourraient être généralement utiles à l’étudiant. Il peut s’agir, par exemple, du personnel des ressources humaines et des programmes de mieux-être. |
| Posez des questions. Communiquez fréquemment avec l’étudiant pour évaluer dans quelle mesure il absorbe l’information et se sent à l’aise. | L’étudiant peut se sentir gêné de poser des questions, alors faites en sorte qu’il puisse le faire facilement. Plutôt que de lui demander « Avez-vous des questions? », essayez de lui demander quelles questions il se pose sur un sujet particulier que vous lui avez expliqué. Vous pouvez également demander quelle partie de votre explication il serait utile de répéter ou de préciser. |
| Ouvrez les voies de communication. Établissez plusieurs modes de communication afin que l’étudiant puisse vous joindre facilement lorsqu’il a des questions ou des préoccupations. | Donnez à l’étudiant la possibilité de vous joindre par plus d’un moyen. Faites-lui connaître le meilleur moyen de vous joindre. Vous pouvez également lui demander quel est le mode de communication qu’il préfère; n’oubliez pas que votre objectif est de lui faciliter au maximum l’accès à vos conseils lorsqu’il en a besoin. C’est également une bonne idée de lui donner le nom d’une autre personne-ressource à laquelle il pourra s’adresser pour obtenir de l’aide lorsque vous n’êtes pas disponible. |
| Créez une sécurité psychologique. Un lieu de travail offre une sécurité psychologique lorsque les employés savent qu’ils peuvent commettre des erreurs. Offrez cette assurance à l’étudiant afin qu’il soit prêt à essayer de nouvelles choses et à relever des défis qui peuvent lui paraître insurmontables. | Une façon de créer la sécurité psychologique est de raconter vos propres erreurs et d’expliquer les leçons que vous en avez tirées. Encouragez les questions « stupides » et l’apprentissage par essais et erreurs. |
| Commencez le vrai travail. L’apprentissage expérientiel est un apprentissage pratique, alors vous devez immerger l’étudiant dans de vraies activités professionnelles dès que vous le pouvez. Même un petit goût de ce que c’est que de contribuer à l’équipe peut procurer une bonne dose d’encouragement à ce point. | Attribuez à l’étudiant une petite tâche qu’il peut faire avec vous, un « partenaire de travail » ou seul. Cette tâche initiale doit être suffisamment facile pour qu’il réussisse, mais pas au point de donner l’impression que le travail sera ennuyeux. Veillez à expliquer comment la tâche s’inscrit dans le cadre des priorités stratégiques de l’équipe et à fournir une rétroaction en temps utile. |
Socialisation organisationnelle continue
| Principes clés | Pratiques efficaces |
| Indiquez à quoi ressemblera le résultat final. Comment saurez-vous, vous et l’étudiant, qu’il a terminé sa socialisation organisationnelle et qu’il fonctionne comme un employé pleinement compétent? Expliquez exactement à quoi ressemblera la réussite. | Un calendrier approximatif vous donnera, à vous et à l’étudiant, un objectif à atteindre, mais soyez prêt à vous adapter si cela est nécessaire. Soyez également prêt à revoir la description de poste initiale, en l’affinant et en la rendant plus claire si cela est nécessaire. |
| Fournissez une rétroaction fréquente et opportune. Les étudiants qui viennent d’entrer sur le marché du travail s’inquiètent souvent de leur rendement et ont besoin de se faire dire qu’ils répondent aux attentes. Pour être utile, la rétroaction doit se faire dans les plus brefs délais. | L’étudiant pourrait vouloir une rétroaction plus approfondie que vous n’avez pas le temps de donner. Il peut donc être utile d’établir des mécanismes de rétroaction. Vous pourriez, par exemple, organiser une séance de compte rendu quotidienne ou hebdomadaire pour passer en revue les tâches de la semaine. Vous pourriez également demander un rapport quotidien par courriel et répondre en quelques lignes. Vous pourriez également envisager de jumeler l’étudiant avec un autre collègue (un « partenaire de travail ») qui pourrait lui donner une rétroaction à votre place. |
| Attribuez des tâches de difficulté croissante. Les employeurs qui tirent le plus de valeur des stages d’apprentissage expérientiel peuvent évaluer le niveau de compétence des étudiants et attribuer les tâches en conséquence. L’essentiel est de commencer par des tâches qui présentent un minimum de difficultés. À mesure que l’étudiant démontre certaines compétences, vous pouvez lui attribuer des tâches de plus en plus difficiles. | Pour raccourcir la courbe d’apprentissage de l’étudiant, considérez-le comme étant votre apprenti. Au début, faites-en votre assistant afin qu’il puisse apprendre en vous observant et en vous imitant. Au fur et à mesure qu’il acquiert des compétences, offrez-lui du travail plus autonome, en réduisant progressivement le nombre d’accompagnements et les autres types de soutien que vous lui apportez. Une autre approche consiste à décomposer les tâches complexes en parties gérables et à donner une rétroaction après que l’étudiant a terminé chaque partie. Au fur et à mesure qu’il acquiert de nouvelles capacités, vous pouvez augmenter la taille de chaque partie jusqu’à ce qu’il soit capable de s’attaquer seul à l’ensemble de la tâche. Évitez l’erreur courante de sous-estimer ce qu’un étudiant peut faire. Si vous commencez par des tâches qu’il trouve trop ennuyeuses, vous perdrez rapidement l’occasion de susciter son engagement. |
| Offrez des possibilités de réflexion. Le cycle d’apprentissage expérientiel dépend de la réflexion comme moyen d’interpréter les expériences de travail et d’en tirer des leçons. Les étudiants peuvent avoir besoin d’un accompagnement pour réfléchir efficacement et améliorer intentionnellement leurs compétences professionnelles. | Vous pouvez modéliser la réflexion, dans le cadre de conversations individuelles et de réunions d’équipe, en faisant un compte rendu et en vous penchant sur les « leçons apprises ». Encouragez l’étudiant à tenir un journal de travail dans lequel il pourra consigner ses expériences quotidiennes ou hebdomadaires et les décortiquer. Une autre façon d’encourager la réflexion est de donner aux étudiants la possibilité d’établir un lien entre leur travail et les sujets qu’ils ont étudiés dans leur programme universitaire. Vous constaterez peut-être que vous et le reste de votre équipe bénéficiez des nouveaux enseignements que l’étudiant tire de cet exercice. |
| Apportez des corrections claires. Une rétroaction efficace n’est pas toujours positive. En fait, essayer d’édulcorer une rétroaction négative peut se retourner contre vous. Si l’étudiant ne comprend pas ce qu’il a fait de mal et s’il n’y a pas de conséquences, comment pourra-t-il s’améliorer? | Pratiquez l’art de signaler les erreurs gentiment, mais sans équivoque. Lorsque l’étudiant aura l’occasion de corriger son erreur, donnez-lui une rétroaction opportune sur son rendement. |
| Collaborez à la recherche de solutions. Lorsqu’un problème de rendement ou un conflit survient, faites participer l’étudiant à un remue-méninges pour trouver des solutions possibles. | L’étudiant doit s’approprier son expérience d’apprentissage sur le lieu de travail, et il est important pour lui d’acquérir des compétences en matière de résolution de problèmes et de conflits. Si vous et l’étudiant vous trouvez dans une impasse, n’oubliez pas que vous pouvez toujours demander de l’aide à votre partenaire du milieu universitaire. |
| Assurez le suivi des objectifs d’apprentissage. Les objectifs que vous et l’étudiant vous êtes fixés au début du stage pourraient évoluer au fil du temps en fonction de l’évolution de leurs responsabilités et de leur niveau de compétence. | En plus de discuter régulièrement avec l’étudiant de son rendement au travail, discutez de son expérience d’apprentissage. Son rôle fournit-il les possibilités d’apprentissage attendues? Si ce n’est pas le cas, les objectifs d’apprentissage doivent-ils être adaptés? Existe-t-il des moyens d’exposer l’étudiant aux types de situations et de défis que vous aviez tous deux prévus au début du stage? |
| Le mentorat est important. Les employeurs qui profitent le plus de l’apprentissage expérientiel investissent dans leur relation personnelle avec l’étudiant. Ils prennent le temps de découvrir les intérêts de l’étudiant et de cultiver sa confiance et ses compétences. | Si vous n’avez pas le temps d’assurer personnellement le mentorat de l’étudiant, envisagez de déléguer cette tâche. Un mentor n’a pas besoin d’être un employé de haut niveau. Les étudiants s’entendent souvent très bien avec les mentors qui sont presque des pairs et qui peuvent se souvenir de ce que c’était que d’être le nouvel employé. |
| Célébrez la fin du parcours. La fin du processus de socialisation organisationnelle marque le début de la capacité de l’étudiant à entrer pleinement dans la vie de l’organisation. Célébrez cette étape et planifiez le nouveau parcours qui les attend. | La fin de la socialisation organisationnelle n’a pas toujours de date. Un jour, vous ou un collègue pouvez soudainement remarquer que l’étudiant est devenu un employé ordinaire. Lorsque cela se produit, il faut célébrer. Félicitez l’étudiant pour les connaissances qu’il a acquises et les compétences qu’il a maîtrisées et récompensez ses efforts en lui confiant des tâches de plus en plus difficiles. Vous pouvez penser à marquer la fin de la socialisation organisationnelle en lui assignant un projet spécial ou une présentation qui lui donne l’occasion de briller dans sa nouvelle identité de collègue professionnel. |
Cinq façons simples de faire connaître les points forts de votre culture :
- Expliquez la raison d’être de faire quelque chose « à la manière de l’organisation » ou « à notre manière »;
- Racontez des histoires qui illustrent la culture organisationnelle, par exemple l’histoire à l’origine de l’entreprise ou l’histoire d’une décision difficile basée sur des valeurs fondamentales;
- Comparez « notre façon » avec l’approche standard de l’industrie, en expliquant les avantages;
- Célébrez les héros de l’organisation qui incarnent les valeurs fondamentales;
- Invitez l’étudiant à des activités qui permettent de voir des représentations officielles de la culture et des valeurs.
Cinq façons de favoriser la communication entre les étudiants et leurs collègues :
- Encouragez les collègues à inviter l’étudiant à se joindre à eux pour le dîner ou un café (ou une conversation vidéo);
- Prévoyez 15 minutes de discussions amicales au début d’une réunion d’équipe;
- Organisez un dîner d’équipe une fois par mois;
- Facilitez les exercices de renforcement d’équipe;
- Invitez l’étudiant à faire une présentation sur quelque chose qu’il a appris au cours de son stage ou de ses études universitaires.
Pour concevoir votre propre parcours de socialisation organisationnelle pour un étudiant en stage d’apprentissage expérientiel, utilisez la Feuille de route pour le parcours de socialisation organisationnelle de l’étudiant. Vous pouvez également consulter la Liste de contrôle pour le parcours de socialisation organisationnelle.
Adopter une approche centrée sur la personne pour embrasser la diversité
L’apprentissage expérientiel est un excellent moyen de diversifier votre main-d’œuvre. Les annonces de placement peuvent attirer une grande variété de candidats, et certaines possibilités de financement sont réservées aux étudiants issus de groupes sous-représentés, par exemple les étudiants étrangers, les étudiants autochtones et les étudiants handicapés.
Bien sûr, il ne suffit pas d’embaucher un étudiant « différent » des autres membres de votre équipe pour créer la diversité. Favoriser la diversité signifie adopter une attitude et une culture d’inclusion afin que chacun se sente le bienvenu et ait les moyens de réaliser son plein potentiel.
La diversité consiste à reconnaître, à apprécier et à accepter les différences. Au fond, cela signifie qu’il faut percevoir les gens comme des individus plutôt que comme des catégories.
Lorsque vous adoptez une approche de la diversité centrée sur la personne, vous voyez une personne atteinte de maladie mentale plutôt qu’un schizophrène et une personne d’origine indienne plutôt qu’un étranger. Vous reconnaissez l’identité comme une chose qui émerge de nombreux facteurs, et non comme une étiquette unique et simpliste.
Voici quelques conseils pratiques pour favoriser un environnement de travail qui respecte et accueille réellement tous les étudiants en stage d’apprentissage expérientiel, quels que soient leur race, leur religion, leur sexe, leur âge, leur orientation sexuelle ou leurs capacités physiques :
- Discutez des besoins et des préférences de l’étudiant directement avec lui plutôt qu’avec d’autres;
- Au début du stage, invitez l’étudiant à vous fournir toute l’information le concernant qu’il pense qu’il serait utile de savoir pour le diriger et le soutenir;
- Concentrez-vous sur les forces, plutôt que sur les faiblesses, et sur la manière de les mettre à profit;
- Approchez la recherche de solutions de manière collaborative; écoutez les suggestions de l’étudiant sur la manière de tenir compte de ses besoins ou de ses préférences;
- Soyez ouvert à l’adaptation créative du déroulement du travail et des processus;
- Formez votre équipe pour la sensibiliser aux moyens de favoriser la diversité et l’inclusion.
Si vous décidez de participer au projet d’apprentissage expérientiel pour accroître la diversité de votre équipe ou de votre organisation, vous voudrez peut-être améliorer vos connaissances et vos pratiques en matière de ressources humaines. Les organisations suivantes du Nouveau-Brunswick peuvent vous proposer des ressources utiles :
- Joint Economic Development Initiative (pour l’aide à l’embauche d’étudiants autochtones)
- Commission des droits de la personne du Nouveau-Brunswick
- Association multiculturelle du Grand Moncton (pour l’aide à l’embauche d’étudiants étrangers et d’étudiants issus de minorités ethniques)
- Services de soutien aux employeurs du Nouveau-Brunswick (pour l’aide à l’embauche d’étudiants handicapés)
En outre, votre partenaire du milieu universitaire peut vous faire des suggestions utiles. N’oubliez pas : ils sont là pour vous guider tout au long du processus de recrutement, d’embauche et de socialisation organisationnelle, alors n’hésitez pas à les contacter pour leur poser des questions plus précises.
Accompagner les étudiants salariés jusqu’à ce qu’ils atteignent un haut niveau de rendement
Un étudiant en stage d’apprentissage expérientiel est un employé à fort potentiel de perfectionnement. Bien qu’il ait peu de connaissances ou d’expérience au moment d’arriver sur votre lieu de travail, il a tendance à avoir une soif d’apprendre et le désir d’impressionner. Par conséquent, un peu d’accompagnement peut aider beaucoup et produire des résultats plus rapidement que vous ne le pensiez.
L’essentiel est d’adopter une véritable approche d’accompagnement pour gérer l’étudiant.
L’accompagnement diffère de l’enseignement, qui met l’accent sur l’instruction directe. Il s’oppose également au mentorat, qui met l’accent sur le modelage des rôles et le soutien émotionnel. Le véritable accompagnement vise intentionnellement l’amélioration du rendement, et c’est la personne accompagnée qui est responsable de l’amélioration.
L’accompagnement fonctionne bien avec les étudiants en stage d’apprentissage expérientiel pour plusieurs raisons :
- En tant que membres de la génération Z, ils ont tendance à valoriser l’autodétermination au travail. L’accompagnement les met en charge de leur progression et leur donne les outils nécessaires pour créer leur propre succès;
- Comme le lieu de travail professionnel est nouveau pour eux, il se peut qu’ils n’aient aucune idée de ce que cela signifie d’être gérés. Toutefois, ils ont probablement vécu une certaine expérience de l’accompagnement dans un contexte sportif ou parascolaire;
- Issus d’un contexte universitaire, ils sont habitués à recevoir une rétroaction directe et fréquente sur leur rendement et aiment les possibilités d’apprentissage structuré.
Voici quelques conseils pour vous aider à accompagner un étudiant en stage d’apprentissage expérientiel afin qu’il devienne un précieux collaborateur de l’équipe :
- Soyez intentionnel. Collaborez avec l’étudiant pour fixer des objectifs de rendement précis. Idéalement, ceux-ci devraient être liés aux objectifs d’apprentissage qu’ils ont définis pour leur apprentissage expérientiel.
- Concentrez-vous sur les points forts. Même lorsqu’il y a des faiblesses flagrantes, il est plus facile de renforcer les capacités que de remédier aux carences.
- Expliquez le processus. Indiquez clairement vos attentes, notamment en ce qui concerne les responsabilités, les délais et l’évaluation du rendement.
- Visez des résultats. L’accompagnement est un parcours, pas une balade. Indiquez clairement les résultats attendus, à la fois pour l’accompagnement dans son ensemble et pour les séances individuelles.
- Posez des questions d’approfondissement. Votre objectif est de donner à l’étudiant les moyens d’assumer son propre apprentissage. Posez des questions qui les mettent au défi de trouver les réponses dont ils ont besoin.
- Servez de caisse de résonance. L’un des principaux rôles d’un accompagnateur est de fournir un espace sûr pour la découverte de soi. Encouragez la réflexion et pratiquez l’écoute active, y compris la reformulation et les questions visant à vérifier que vous avez bien compris.
- Suivez et mesurez les progrès. Fournissez des mécanismes de responsabilisation, tels que des rapports quotidiens ou un suivi hebdomadaire. Fournissez une rétroaction directe et précise sur le rendement. Et n’oubliez pas de célébrer les réalisations.
L’accompagnement est nouveau pour vous? Utilisez pour commencer le Planificateur de l’accompagnement et l’Aide-mémoire pour la séance d’accompagnement.
Susciter l’engagement des jeunes talents, les motiver et les maintenir
Imaginez que vous avez investi avec succès du temps et de l’énergie dans la socialisation organisationnelle d’un étudiant en stage d’apprentissage expérientiel. Il fait un excellent travail et vous aimeriez le persuader de revenir travailler pour vous après l’obtention de son diplôme. Comment pouvez-vous susciter son engagement et l’inciter à continuer à travailler avec votre équipe?
Pour aider les employés de la génération Z à s’épanouir et pour cultiver leur loyauté, il est important de fournir ce qui suit :
- Une rétroaction fréquente — Vous leur donnez l’assurance qu’ils apportent une contribution précieuse et vous leur permettez de constater les progrès accomplis.
Une communication transparente reposant sur divers modes de communication — La bienveillance est une valeur organisationnelle importante pour les membres de la génération Z. Ils doivent donc savoir qu’ils peuvent vous faire confiance. L’honnêteté dans la communication est une valeur non négociable.
Les employés de la génération Z veulent également pouvoir vous joindre en utilisant le mode de communication qui leur semble le plus naturel. Avertissement : il ne s’agit peut-être pas d’un courriel ou d’un téléphone. Soyez prêt à rester en contact par d’autres moyens, tels que le clavardage vidéo et la messagerie directe.
- Une culture qui évoque le démarrage — La génération Z valorise l’autonomie au travail, ainsi que la créativité et la capacité à résoudre des problèmes complexes. Vous n’avez pas besoin de peindre vos murs en vert fluo ou d’installer une table de ping-pong pour donner à votre organisation l’impression d’être une jeune entreprise. Vous pouvez, par exemple, envisager des moyens d’aplatir la structure hiérarchique, de permettre une certaine souplesse dans les horaires de travail, d’encourager la collaboration et de récompenser les idées originales.
De nouvelles voies vers le leadership — Les jeunes talents ont tendance à sous-estimer le temps qu’il leur faudra pour gravir les échelons de l’organisation. Ils peuvent avoir peu de patience face aux situations qui ne leur permettent pas de progresser rapidement et verticalement dans leur carrière.
Si vous ne pouvez pas offrir de promotion aux employés, offrez des occasions créatives, comme un projet spécial qui correspond à leurs intérêts ou une invitation à informer les cadres sur un sujet qu’ils connaissent bien.
- La clarté concernant les attentes et les possibilités d’avancement — Aidez les employés de la génération Z à tracer un cheminement de carrière réaliste au sein de votre organisation. Si vous ne pouvez pas offrir beaucoup de possibilités de changer de rôle, que pouvez-vous offrir au lieu? Comment pouvez-vous offrir un travail stimulant et de plus en plus complexe? Comment pouvez-vous confier des responsabilités assorties de récompenses inhérentes? Comment pouvez-vous permettre à l’employé de se perfectionner sur le plan personnel et professionnel?
- La souplesse — L’intégration de la vie professionnelle et de la vie personnelle est très importante pour la génération Z. Faites preuve d’imagination pour trouver des moyens de maintenir l’efficacité du déroulement du travail tout en permettant aux employés de respecter leurs rendez-vous médicaux, leurs responsabilités familiales et leurs moments de repos et de loisirs.
- L’inclusivité — La diversité et l’inclusion sont plus que des mots à la mode pour la génération Z. Les jeunes d’aujourd’hui formeront le lieu de travail le plus diversifié qui soit, et ils veulent donc travailler pour des organisations qui font preuve d’un véritable engagement à accueillir et à soutenir tous les employés, quels que soient leur race, leur sexe, leur orientation sexuelle, leur religion, leur âge ou leurs capacités physiques.
Dans quelle mesure votre organisation est-elle à même de maintenir les jeunes talents? Évaluez vos points forts et vos points faibles en remplissant la fiche de travail Facteurs clés pour retenir les étudiants en stage d’apprentissage expérientiel.
Éviter les erreurs courantes
La mauvaise communication est en tête de liste des choses qui peuvent mal aller lors d’un stage d’apprentissage expérientiel. Attention aux écueils suivants :
Des attentes floues, des deux côtés. Vous pensez peut-être que l’offre d’emploi était claire comme de l’eau de source et que l’entrevue a permis d’expliquer en quoi consiste le rôle. Il est cependant sage de confirmer si l’étudiant partage votre point de vue.
Une approche positive consiste à décrire ce à quoi ressemblera le succès, aussi concrètement que possible. Dans la mesure du possible, expliquez clairement les résultats précis que l’étudiant devra atteindre (p. ex. : créer un rapport, établir un quota des ventes, produire un manuel ou élaborer un nouveau processus).
C’est également une bonne idée d’expliquer votre processus d’évaluation du rendement. Indiquez à l’élève les critères selon lesquels son travail sera jugé, ainsi que le moment et les modalités de l’évaluation.
- Faible communication. Les étudiants pourraient hésiter à demander de l’aide lorsque les choses ne sont pas claires pour eux. Pour être sûr qu’ils vous comprennent, privilégiez la communication excessive à la sous-communication. Évitez de présumer que l’étudiant possède un niveau de connaissances de base et posez plutôt beaucoup de questions pour confirmer la compréhension, surtout au début du stage.
- Mauvaise planification. Le succès de la socialisation organisationnelle dépend en grande partie de ce qui se passe avant le premier jour. Utilisez la première partie de la Liste de contrôle pour le parcours de socialisation organisationnelle afin de vous assurer que vous êtes prêt à accueillir l’étudiant et que vous l’avez préparé pour son premier jour.
- Absence de lien avec les objectifs d’apprentissage. L’apprentissage expérientiel dépend de la capacité à établir un lien entre les expériences de travail et les connaissances universitaires. Prenez le temps d’apprécier les aspirations de l’étudiant en matière de perfectionnement professionnel et personnel afin de pouvoir, dans la mesure du possible, aligner les possibilités d’emploi sur ses objectifs d’apprentissage.
- Documents incomplets. Votre partenaire du milieu universitaire exigera certains documents pour suivre l’apprentissage de l’étudiant. Si vous n’êtes pas certain des attentes, l’étudiant devrait pouvoir les préciser pour vous. Vous pouvez aussi vous adresser à tout moment à votre partenaire du milieu universitaire pour obtenir des conseils.
- Des ressources insuffisantes pour la supervision et le mentorat. L’apprentissage expérientiel offre de grands avantages, mais il nécessite également un engagement de ressources. Les stages réussis dépendant d’une supervision dévouée et pratique tout au long du processus de socialisation organisationnelle. Au début du stage, un superviseur ou un collègue expérimenté doit être disponible pour répondre aux questions, donner une rétroaction et assurer l’accompagnement.
- Des suppositions erronées sur les capacités de l’étudiant. Certains étudiants ont besoin de beaucoup plus de soutien que ce à quoi on pourrait s’attendre, tandis que d’autres réussissent beaucoup plus rapidement qu’on ne l’aurait pensé. Plutôt que de deviner leur niveau de compétence, posez des questions et invitez-les à vous suggérer le type et le niveau de soutien dont ils ont besoin. Cette conversation devrait se poursuivre tout au long du stage.
Les feuilles de travail Se préparer pour un stage d’apprentissage expérientiel réussi et Feuille de route pour le parcours de socialisation organisationnelle de l’étudiant vous aideront à éviter bon nombre des problèmes mentionnés ci-dessus. Votre partenaire du milieu universitaire peut également vous fournir des conseils particuliers basés sur son expérience avec des employeurs se trouvant dans une situation semblable à la vôtre.
Communiquer avec les ressources universitaires
Chacune des quatre universités publiques du Nouveau-Brunswick dispose d’un bureau de l’apprentissage expérientiel ou de l’éducation expérientielle, dont le personnel est chargé de collaborer avec des employeurs comme vous.
Communiquez avec l’un d’entre eux pour explorer la possibilité de placer un étudiant dans votre organisation. Ils seront heureux de vous écouter et peuvent vous aider à élaborer un processus de socialisation organisationnelle adapté au déroulement du travail dans votre organisation, à votre culture et à votre équipe.
