Foire aux questions pour chaque étape de votre stage d’apprentissage expérientiel
Qu’il soit à temps plein ou à temps partiel, votre stage comporte cinq étapes :
- Première journée — à votre premier jour au travail, on vous présente à vos collègues et on vous explique vos fonctions. Certains employeurs préparent à l’intention des stagiaires un programme d’orientation officiel.
- Intégration ou socialisation organisationnelle — il s’agit du processus graduel d’intégration au milieu de travail, le temps que vous deveniez membre à part entière de l’équipe et que vous commenciez à y jouer un rôle significatif. Selon la situation, cette étape pourrait prendre quelques jours ou quelques semaines.
- Installation — vous vous sentez enfin à votre place. La personne qui vous supervise et vos collègues vous traitent comme si vous étiez l’un des leurs et s’attendent à ce que vous fassiez votre part comme tout employé régulier subalterne.
- Suivi de votre apprentissage — maintenant que vous saisissez bien votre rôle, vous vous mettez au défi d’atteindre les objectifs d’apprentissage sur lesquels vous et votre employeur vous êtes entendus, et pour évaluer votre cheminement, vous recourez à l’autoréflexion.
- Synthèse — vous vous préparez à quitter votre poste : vous vous demandez comment vous tirerez parti de votre expérience de travail pour explorer ou pour envisager d’autres options professionnelles.
Nous vous proposons une Foire aux questions qui vous accompagnera à chacune des étapes de votre stage d’apprentissage expérientiel.
Pour obtenir des renseignements détaillés sur les activités ou documents exigés par votre université, vous pouvez vous adresser au personnel du Bureau de l’apprentissage expérientiel. Il vous suffit de lui envoyer un courriel ou de lui téléphoner, et il pourra répondre à toute question non mentionnée dans les FAQ.
Première journée
Il se peut que le premier jour, ou les deux premiers jours, la personne qui vous supervise ne vous confie pas de « vrai travail », car votre travail principal consiste peut-être à vous orienter — à préparer votre poste de travail, à rencontrer vos collègues, à vous familiariser avec les politiques et procédures et à apprendre à utiliser les logiciels.
Si, à votre troisième jour de travail, vous n’avez pas encore reçu de travail, vous voudrez peut-être prévoir une rencontre avec la personne qui vous supervise pour discuter de votre rôle. Faites-lui savoir que vous avez hâte de vous atteler à la tâche et d’atteindre les résultats escomptés de votre stage.
Si elle ne semble pas pressée de vous rencontrer ou si elle ne semble pas avoir de plan précis pour votre poste, il serait peut-être temps de communiquer avec votre Bureau de l’apprentissage expérientiel pour aider à préciser le but de votre stage.
Avant la réunion, décidez de la quantité de renseignements que vous souhaitez fournir. Voulez-vous parler en termes généraux ou décrire votre diagnostic particulier? C’est à vous de décider de la quantité de renseignements que vous souhaitez donner à votre employeur. Il doit être informé de toute limitation ou restriction touchant le rendement, mais pas de l’ensemble de vos antécédents médicaux.
Si vous décidez de discuter d’un diagnostic particulier, vous voudrez peut-être l’expliquer en détail afin de dissiper les idées préconçues que votre patron pourrait avoir. Par exemple : « On m’a diagnostiqué un trouble panique. Cela signifie que lorsque je suis soumis à un stress extrême, j’ai du mal à respirer, j’ai des nausées et je suis confus. » Si votre état de santé nécessite des mesures d’adaptation, vous devrez peut-être fournir des documents médicaux pour les obtenir.
- Commencez sur une note positive. Vous pouvez, par exemple, dire que vous aimez travailler pour l’organisation ou exprimer votre reconnaissance pour votre possibilité de travailler.
- Utilisez un ton détaché. Décrivez l’incapacité ou le problème médical de manière neutre. Évitez les excuses ou la confrontation.
- Expliquez comment vous vous êtes débrouillé jusqu’à présent. Vous pouvez, par exemple, mentionner que votre état est contrôlé par des médicaments ou que vous avez l’habitude de faire des pauses courtes et fréquentes plutôt que faire une longue pause le midi.
- Décrivez les symptômes que votre patron doit connaître et les mesures précises qu’il peut prendre si vous avez besoin d’aide. Si vous souffrez de crises de panique, par exemple, votre patron pourrait vous rappeler de prendre de grandes respirations et vous donner accès à une pièce privée jusqu’à ce que vous vous calmiez.
- Terminez sur une note positive. Remerciez votre patron de vous avoir rencontré et de vous soutenir d’une manière qui vous permettra d’atteindre un rendement optimal.
Commencez par demander une courte conversation privée. Vous pouvez l’organiser en expliquant simplement à votre patron qu’il y a quelque chose d’important dont vous aimeriez discuter dès qu’il en aura le temps.
Voici quelques conseils pour vous aider à mener la discussion avec votre patron :
- Commencez sur une note positive. Vous pouvez, par exemple, remercier votre patron de l’offre d’emploi ou mentionner à quel point vous aimez votre rôle.
- Utilisez un ton neutre. Ne vous excusez pas d’avoir porté cette préoccupation à l’attention de votre patron. Par ailleurs, vous devez être conscient que les questions culturelles peuvent facilement déclencher des réactions émotionnelles. Vous risquez d’obtenir de meilleurs résultats avec votre patron en évitant la confrontation.
Indiquez clairement ce dont vous avez besoin et pourquoi.
Par exemple : « Je suis un musulman pratiquant, et ma religion m’oblige à prier vers l’heure du midi et le milieu de l’après-midi. Je dois faire une pause de 10 minutes et étendre mon tapis de prière dans un endroit calme et propre, orienté vers le Nord-Est. »Adoptez une approche pragmatique, en gardant à l’esprit que la Loi sur les droits de la personne du Nouveau-Brunswick oblige les employeurs à tenir compte des « caractéristiques protégées », qui comprennent la croyance ou la religion, la race, la couleur, l’ascendance, le lieu d’origine, l’origine nationale et la condition sociale.
- Faites une demande précise. Pour compléter la déclaration ci-dessus, vous pouvez par exemple ajouter : « Quel serait un bon endroit pour prier? »
- Suggérez des solutions. Votre employeur a l’obligation de vous proposer des mesures d’adaptation raisonnables, mais pas nécessairement les mesures d’adaptation parfaites que vous avez à l’esprit. Collaborez à la recherche de solutions pour créer un arrangement qui fonctionnera pour vous deux.
Avant de vous plaindre à votre gestionnaire, commencez par analyser la situation. Quelles sont exactement vos attentes, et d’où viennent-elles? Si des fonctions précises figurent dans l’offre d’emploi ou la description du poste, c’est un bon point de départ. Vous voudrez peut-être aussi repenser à votre entrevue d’embauche et écrire les attentes que vous aviez à l’issue de celle-ci.
Étant donné les renseignements que vous avez reçus, vos attentes sont-elles réalistes? Y a-t-il un décalage entre ce que vous a dit l’employeur et ce que vous avez présumé?
- Ensuite, pensez au travail qu’on vous a confié dans une perspective plus large. En quoi les tâches que vous accomplissez sont-elles liées aux fonctions que vous attendiez? Par exemple, se peut-il qu’elles fassent partie d’un tout? Pourrait-il s’agir d’un test, qui permettra à la personne qui vous supervise d’évaluer votre capacité à assumer des responsabilités plus importantes?
Si vous ne parvenez pas à voir de lien direct entre le travail qu’on vous a confié et le travail que vous vous attendiez à faire, il y a peut-être lieu d’en discuter avec la personne qui vous supervise. Vous pouvez lui demander une rencontre pour préciser votre rôle et vos responsabilités. Vous pourriez lui expliquer que cet entretien vous aidera à mieux contribuer à l’équipe.
Arrivez à cette rencontre l’esprit ouvert. Dans le monde du travail, les circonstances changent rapidement, et il est possible que votre rôle doive évoluer pour des raisons qui vous échappent. Cherchez des occasions de montrer que vous savez vous adapter, et trouvez des moyens significatifs de mettre la main à la pâte. Gardez à l’esprit vos objectifs d’apprentissage. En fin de compte, il sera plus important de trouver des moyens d’atteindre vos objectifs que de vous en tenir à votre description de fonctions.
Si la personne qui vous supervise ne peut pas vous expliquer l’écart entre le travail qu’on vous a confié et le rôle que vous vous attendiez à jouer, vous devrez peut-être exprimer poliment votre frustration.
La façon la plus efficace de le faire est d’adopter un ton pondéré, en parlant au « je ». Par exemple, vous pourriez dire « Je ne comprends pas trop mon rôle, étant donné que le titre de mon poste est assistant commis-comptable, mais que je travaille surtout à la réception », ou « J’avais compris, lors de l’entretien d’embauche, que j’effectuerais surtout des tâches de comptabilité ». Évitez les formulations agressives du genre « Vous m’aviez dit que je ferais de la comptabilité, pas que je répondrais au téléphone! »
Si vous et la personne qui vous supervise ne parvenez pas à vous entendre sur les attentes liées à votre poste, il est temps de demander à votre Bureau de l’apprentissage expérientiel de vous aider à résoudre la situation.
Demandez-le! Souvent, les gens qui travaillent dans un organisme ne se rendent pas compte qu’ils emploient des termes que les nouveaux ne connaissent pas; il faut donc leur laisser savoir lorsqu’ils doivent expliciter un terme ou un acronyme.
Vous pouvez le faire sans pour autant interrompre le déroulement d’une réunion. Voici quelques stratégies qui pourraient fonctionner pour vous :
- Demandez une liste des acronymes. Certains organismes ont un glossaire d’acronymes. Parfois, ça vaut peut-être la peine, pour votre employeur, de dresser une liste d’acronymes essentiels que vous devez connaître pour exercer vos fonctions.
- Notez les acronymes et les termes que vous ne connaissez pas. Après une réunion, ou en fin de journée, demandez à la personne qui vous supervise ou à votre mentor de vous les expliquer.
- Tournez-vous vers Internet. Si vous vous trouvez dans un domaine d’activité qui est nouveau pour vous, essayez de faire une recherche dans Google avec les termes « [domaine] ET glossaire ». Vous trouverez peut-être des listes de termes ou des dictionnaires en ligne qui pourraient vous être utiles.
Lorsque vous demandez de l’aide pour comprendre le jargon interne de l’organisme, faites-le de façon positive. Par exemple, insistez sur le fait que vous voulez maîtriser la langue technique afin d’apprendre votre rôle plus rapidement et de vous acquitter plus efficacement de vos tâches.
Votre habillement reflète votre personnalité, et une tenue professionnelle ne signifie pas que vous devez sacrifier votre individualité. Par ailleurs, les règles concernant la tenue jouent un rôle important dans la culture organisationnelle; alors, en vous intégrant dans votre milieu de travail, vous voudrez peut-être penser à l’image que vous projetterez selon vos choix vestimentaires.
Les attentes organisationnelles quant à la tenue vestimentaire varient beaucoup d’un bureau à l’autre, et même à l’intérieur d’un domaine d’activité : vous devrez alors peut-être faire un peu de recherche. Voici quelques trucs pour vous aider à déterminer le code vestimentaire en vigueur là où vous travaillerez :
<- Communiquez avec la personne qui a coordonné votre entrevue et votre embauche, et demandez-lui s’il y a un code vestimentaire à respecter. Bien que peu d’organismes aient un code officiel, il peut y avoir des règles tacites, par exemple, pas de sandales de plage et pas de shorts, ou une tenue décontractée le vendredi.
- Repensez à votre entrevue. Que portaient les gens lors de votre entrevue? Vous pourriez vous en inspirer.
- Examinez le site Web de l’organisme, et regardez les photos du personnel au travail. Vous pourriez en trouver sur la page « À propos de nous », sur une page de nouvelles, ou dans un blogue. Vous pouvez aussi voir si l’organisme est présent sur Facebook.
- Faites jouer vos contacts. Connaissez-vous quelqu’un qui a travaillé ou qui a passé une entrevue pour cet organisme, ou qui a fait affaire avec lui? Vous pourriez lui poser des questions sur la culture organisationnelle et le code vestimentaire.
Vous ne parvenez pas à obtenir de renseignements précis sur l’habillement? Ne vous en faites pas! Voici quelques principes généraux qui vous aideront à avoir l’air professionnel :
- Optez pour une tenue classique. La plupart du temps, il vaut mieux être un peu trop habillé que pas assez.
- Évitez de porter des vêtements sport et des tenues de détente, comme des pantalons d’entraînement, des chandails à capuchon et des leggings d’exercice.
En cas de doute, une tenue de bureau décontractée est habituellement un choix judicieux. De nos jours, peu de bureaux exigent une tenue habillée (complet et cravate pour les hommes et tailleur ou robe habillée pour les femmes). La tenue de bureau décontractée convient la plupart du temps.
La tenue décontractée ne comprend pas les jeans. Les hommes peuvent porter une chemise à col et un pantalon de ville (non froissé), et les femmes, un chemisier sobre ou un pull avec un pantalon de ville ou une jupe, ou une robe de ville.
Optez pour la simplicité. Votre grand-mère n’approuverait pas votre tenue? Ce serait probablement aussi le cas de votre milieu de travail.
Si vous travaillez l’été, demandez à la personne qui vous supervise ou à des collègues s’il y a une politique sur le port des shorts ou des jupes-shorts, des chaussures sans bas et des hauts sans manches.
- Soignez votre apparence. Vous n’avez pas à porter des vêtements griffés pour faire bonne impression, mais des cheveux et des ongles propres vous donneront un air professionnel.
N’oubliez pas, votre objectif pour la première journée est de faire une bonne première impression. Ça vaut donc la peine de vous habiller de façon professionnelle. Lorsque vous serez plus à l’aise au travail et que vous connaîtrez mieux la culture organisationnelle, vous adopterez peut-être un style vestimentaire plus décontracté.
Voici treize questions pratiques que vous voudrez régler avant la fin de la première journée :
- Comment puis-je avoir accès au bureau? (Renseignez-vous sur les clés ou les cartes d’accès.)
- Où puis-je obtenir des fournitures de bureau?
- Quel est l’aménagement du bureau? (Assurez-vous de savoir où se trouvent les toilettes, la salle de repos et l’imprimante. Si personne ne vous propose de vous faire visiter le bureau, faites une demande en ce sens.)
- Où vais-je travailler?
- Comment puis-je avoir accès à la technologie dont j’ai besoin pour faire mon travail?
- À qui puis-je m’adresser si j’ai besoin d’un soutien technique?
- À qui puis-je m’adresser si j’ai des questions sur le travail assigné?
- À quel moment les gens font-ils leurs pauses et prennent-ils leur repas?
- Avec qui vais-je travailler de près? Comment puis-je les rencontrer?
- Y a-t-il des documents que je devrais lire pour mieux connaître l’organisation et mon rôle?
- Que dois-je faire si je ne peux pas me présenter au travail parce que je ne me sens pas bien?
- À quoi vais-je travailler cette semaine? Quels sont les résultats précis que je dois atteindre?
- Quelle est la meilleure façon de communiquer avec mon patron? Combien souvent mon patron veut-il avoir de mes nouvelles?
Chaque lieu de travail comporte des risques. La première étape consiste donc à s’assurer que vous comprenez les dangers liés à votre travail :
- Si votre travail comporte des risques physiques (p. ex. : contact avec des produits chimiques ou l’utilisation d’équipements lourds), lisez et suivez les consignes de sécurité fournies par votre employeur. N’hésitez pas à vous exprimer si vous avez des questions ou des préoccupations. De nombreux accidents pourraient être évités si les employés s’occupaient les uns des autres.
- Si vous faites un travail de bureau, faites attention à l’ergonomie. Assurez-vous que votre ordinateur, votre écran et votre chaise sont placés de manière à éviter les tensions musculaires et oculaires. Combattez la fatigue en faisant régulièrement des pauses pour vous étirer et rafraîchir votre vision.
- Soyez attentif aux causes de stress les plus courantes, comme les conflits avec les collègues et les heures supplémentaires. Lorsque vous ne pouvez pas éviter ces facteurs de stress, pratiquez la gestion du stress, une compétence dont vous aurez besoin pour protéger votre santé physique et mentale tout au long de votre carrière.
Dans la plupart des lieux de travail nord-américains, tout le monde, en commençant par le PDG, se fait appeler par son prénom. Les environnements de travail où les personnes ont des titres particuliers liés à leur formation ou à leur grade, par exemple docteur, professeur, révérend, agent ou capitaine, peuvent faire exception à la règle.
Toutefois, si certains de vos collègues sont basés à l’étranger, ils préféreront peut-être qu’on s’adresse à eux par leur nom de famille, du moins jusqu’à ce que vous les connaissiez bien (p. ex. : Herr Schmidt ou Mme Olumi).
Ne paniquez surtout pas. Dans certains organismes, il peut être plus long que vous le pensez d’obtenir l’équipement et les fournitures de base. Demandez calmement à la personne qui vous supervise quand vous pouvez vous attendre à pouvoir vous installer dans votre espace de travail, et entre-temps, essayez de proposer des solutions.
Si vous avez l’impression qu’il n’y a rien de prévu pour vous trouver un espace de travail et des fournitures, vous voudrez peut-être en discuter avec votre Bureau de l’apprentissage expérientiel sans trop tarder. Il pourrait aider votre employeur à revoir la logistique nécessaire pour que votre stage puisse démarrer sur une note positive.
Pensez à la façon de formuler votre question afin de faire ressortir les avantages pour votre employeur. En quoi le fait de vous rapprocher physiquement de l’équipe améliorera-t-il votre rendement? Peut-être qu’ainsi, vous pourrez mieux communiquer avec vos collègues, que vous apprendrez plus rapidement, ou que vous éviterez des écueils lorsque vous entreprendrez un nouveau projet?
Formulez votre demande comme une solution. Peut-être que votre bureau est à l’écart parce que la personne qui vous supervise ne pouvait pas voir d’autre façon de vous rapprocher de vos collègues. Présentez-lui quelques options créatives qui vous permettraient de vous rapprocher du reste de l’équipe sans pour autant nuire au déroulement du travail.
Intégration ou socialisation organisationnelle
L’étape de l’intégration comporte des responsabilités partagées : votre employeur a pour responsabilité de vous orienter, et c’est à vous de lui faire savoir de quelle orientation vous avez besoin, et dans quelle mesure.
Voici quelques conseils pour préciser des directives lorsque vous les recevez :
- Vérifiez si vous avez bien compris en résumant ce que vous avez entendu. Par exemple, « Vous voulez que je surligne en orange tous les comptes clients, c’est bien ça? »
- Vérifiez où vous pourrez trouver de l’aide pendant que vous accomplissez vos tâches. Par exemple, « Pourrais-je compter sur vous ou sur Sue si j’ai des questions au sujet du surlignement? »
- Posez des questions au sujet du délai et/ou des priorités. Par exemple, « Quand voulez-vous que je vous envoie les résultats par courriel? » ou « Devrais-je faire ce travail avant ou après celui que vous m’avez confié hier après-midi? »
- Prenez des notes. Ne vous fiez pas uniquement à votre mémoire. Si vous devez demander à la personne qui vous donne des directives de ralentir un peu, dites-lui que vous prenez des notes pour éviter d’avoir à l’interrompre par la suite pour lui poser des questions.
- Renseignez-vous au sujet de ressources additionnelles. Si la personne qui vous supervise présume que vous avez des connaissances ou des aptitudes que vous n’avez pas encore, demandez-lui de vous recommander des ressources qui vous aideraient à acquérir les bases dont vous avez besoin.
- Demandez des précisions. Les superviseurs ont tendance à négliger les détails; il faut donc parfois les ramener à votre niveau en leur posant des questions au sujet de tâches précises. Voici quelques exemples de questions à poser :
- « Dois-je le faire en Word ou en Excel? »
- « Vous m’avez demandé de donner quelques exemples. Est-ce que quatre ou cinq suffisent? »
- « Avez-vous un exemple de rapport dont je pourrais m’inspirer? »
Si vous et la personne qui vous supervise semblez avoir de la difficulté à communiquer au sujet des exigences des tâches à accomplir, vous voudrez peut-être en discuter. Demandez à avoir un bref entretien pour vous aider à travailler ensemble de façon plus productive.
Si la personne qui vous supervise n’est pas disposée à vous rencontrer, demandez conseil au Bureau de l’apprentissage expérientiel de votre université.
Il semble que vous ayez une occasion en or de montrer votre esprit d’initiative. Même si un proverbe dit « pas de nouvelles, bonnes nouvelles », vous avez des doutes? Demandez des précisions. Voici trois façons de vous y prendre :
- Option 1 : Demandez une courte rencontre avec la personne qui vous supervise pour discuter de votre rendement jusqu’à maintenant. Expliquez-lui que vous voulez vous assurer que vous faites votre part du travail dans l’équipe et que vous aimeriez savoir ce que vous faites de bien et ce que vous pourriez améliorer.
- Option 2 : Demandez de la rétroaction à un membre de l’équipe. Il pourrait s’agir d’un mentor ou de quelqu’un avec qui vous travaillez au quotidien.
- Option 3 : Reportez-vous aux objectifs de rendement. Certains employeurs évaluent régulièrement le rendement en fonction de critères précis et mesurables. Si la personne qui vous supervise vous a fixé des objectifs ou vous a fait part des résultats liés à votre poste, servez-vous-en pour réfléchir et pour évaluer votre propre rendement.
Bien que la rétroaction joue un rôle primordial dans le perfectionnement professionnel, sachez qu’en milieu de travail, la rétroaction n’est pas toujours aussi régulière ou détaillée que celle que vous recevez pour vos travaux scolaires. Une partie de l’adaptation au milieu de travail consiste à apprendre à suivre et à adapter votre rendement pour aider l’équipe à atteindre ses buts.
Comme les premiers jours sont maintenant passés, vous avez quelques options :
- Vous pouvez décider d’accepter la situation et d’en tirer parti. Après tout, il y a des occasions d’apprentissage dans toutes les situations. Certes vous n’atteindrez peut-être pas tous les objectifs que vous visiez pour votre stage, mais vous pourriez découvrir des occasions inespérées d’acquérir de nouvelles compétences et de nouvelles capacités.
OU
- Vous pouvez essayer de négocier avec la personne qui vous supervise afin qu’elle adapte le poste. Comme c’est le cas pour toute négociation, la clé de votre réussite réside dans votre écoute du point de vue de l’autre partie, afin que vous puissiez lui proposer une solution qui vous convient à tous les deux.
- Mettez-vous à la place de la personne qui vous supervise : quels résultats attend-elle de votre stage? Quelles limites doit-elle respecter? Vous pourriez devoir lui poser poliment des questions pour savoir si des contraintes qui vous échappent modifient vos rôles d’une façon inattendue.
De votre point de vue, songez aux « ajustements » que vous pourriez apporter pour faire correspondre votre rôle actuel à vos objectifs d’apprentissage. Vous pourriez peut-être suggérer un projet qui vous intéresserait et qui serait utile à long terme à l’organisme. Vous avez peut-être constaté une lacune dans les compétences de l’équipe que vous pourriez aider à combler.
Pensez à une formule gagnant-gagnant. Quels ajustements à votre rôle vous permettraient, à vous et à la personne qui vous supervise, de considérer votre stage comme une réussite à la toute fin?
Si aucune de ces options ne semble convenir, il est peut-être temps de communiquer avec votre Bureau de l’apprentissage expérientiel, qui pourra vous aider à chercher d’autres solutions ou vous orienter dans un entretien avec la personne qui vous supervise.
Il semble que vous ayez déjà parcouru la moitié du chemin, étant donné que vous pensez de façon proactive à des moyens d’appuyer votre équipe. Il est maintenant temps de faire preuve d’initiative et de chercher des moyens créatifs d’ajouter de la valeur à votre travail. Voici quelques suggestions pour vous aider à trouver des possibilités :
- Demandez aux membres de l’équipe s’ils ont besoin d’aide.
- Proposez d’ajouter quelque chose à une tâche que vous avez terminée récemment.
- Cherchez des goulets d’étranglement dans le déroulement du travail de votre équipe. Y a-t-il quelque chose que vous pourriez faire pour que le travail se déroule plus efficacement?
- Envisagez des façons de mettre à profit vos compétences en recherche. Y a-t-il un problème qui n’est pas résolu en raison d’un manque d’information?
- Constatez-vous une lacune dans les compétences? L’équipe vous semble-t-elle avoir de la difficulté dans un domaine particulier pour lequel vous avez des compétences inutilisées (peut-être parce que votre gestionnaire ne le sait pas)?
- Écoutez la rétroaction de la clientèle. Demande-t-elle des améliorations aux produits ou aux services que vous pourriez aider à apporter?
En plus d’être à l’affût des moyens de faire votre part, c’est également une bonne idée de prévoir un entretien avec la personne qui vous supervise. Il se peut que vous travailliez plus rapidement que ce à quoi elle s’attendait, et elle pourrait avoir à adapter le genre et la quantité de travail qu’elle vous confie. Si elle n’a pas beaucoup de temps à vous consacrer tous les jours, vous pourriez tous deux avoir besoin de planifier à plus long terme afin que vous ayez une bonne liste de tâches à accomplir pour une semaine ou plus à la fois.
C’est un problème fréquent. Voici quelques stratégies qui ont fonctionné pour d’autres stagiaires :
- Prenez de courtes pauses. Votre production s’accroîtra si vous vous levez de votre chaise et vous étirez toutes les 20 à 30 minutes.
- Faites de votre travail un jeu. Découpez vos tâches en petites étapes, et récompensez-vous quand vous avez terminé un certain nombre d’étapes.
- Misez sur vos pauses repas. Profitez de votre pause dîner pour rencontrer vos collègues. Trouvez où les gens se rencontrent pour dîner et joignez-vous à eux. Vous pourriez aussi inviter un ou une collègue à vous accompagner pour aller chercher un mets à emporter au restaurant du coin. Si vous ajoutez de l’interaction sociale dans votre journée de travail, vous vous sentirez moins seul ou seule le reste du temps.
- Rappelez-vous comment votre travail s’inscrit dans un tout. N’oubliez pas que votre travail en solitaire contribue au travail de toute une équipe. Si vous ne comprenez pas bien comment votre travail cadre dans l’ensemble, demandez à la personne qui vous supervise de vous aider à comprendre le rôle que vous jouez. Ce n’est pas une question stupide – ça fait de vous un membre proactif de l’équipe, quelqu’un qui souhaite harmoniser ses efforts avec les buts de l’organisme.
Au cours de vos premiers jours au travail, il est possible que vous ayez à absorber une grande quantité d’information pour prendre la vitesse de croisière. Pour la personne qui vous supervise, la façon la plus efficace de vous communiquer tout ce qu’il faut savoir est de vous donner une bonne quantité de documents à lire.
Cependant, au cours des premiers jours, vous devriez aussi avoir l’occasion d’observer et/ou d’exécuter de vraies tâches. Si vous en êtes au troisième ou au quatrième jour et que vous n’avez rien fait d’autre que lire, il faudra peut-être que vous cherchiez des moyens de passer à l’action. Faites savoir à la personne qui vous supervise où vous en êtes dans vos lectures et dites-lui à quel point vous avez hâte de mettre vos nouvelles connaissances en pratique.
Si vous avez travaillé dans un milieu où les gens sont rémunérés à l’heure, il se peut que le fait de travailler dans un milieu où ce n’est pas le cas vous déconcerte. Renseignez-vous au sujet des pauses auprès d’un ou d’une collègue ou de la personne qui vous supervise. Vous trouverez peut-être qu’il n’y a pas de pauses fixes, mais des périodes d’inactivité communes. Par exemple, il se peut que la plupart des gens prennent quelques minutes pour un café vers 10 h ou 10 h 30 ou qu’ils sortent pour le dîner entre 11 h 30 et 13 h.
Si vous avez entière liberté pour les pauses, ce serait une bonne idée de vous créer une routine de travail. Par exemple, fixez-vous une heure pour le dîner : vous aurez ainsi un rythme de travail rassurant et vous maintiendrez votre énergie à son maximum.
Si vous devez passer beaucoup de temps à l’ordinateur, il serait bon de prévoir des mini-pauses tout au long de la journée, comme une pause de cinq minutes toutes les heures. Profitez de ces pauses pour vous lever, vous étirer et regarder dehors afin de reposer vos yeux et vos muscles.
Vous a-t-on remis des politiques écrites, comme un guide de l’employé? Si oui, les horaires de travail y sont peut-être précisés. Sinon, demandez à la personne qui vous supervise à quelle heure vous devez vous présenter au travail et à quelle heure votre journée prend fin.
Elle pourrait vous donner différentes plages horaires pour le début et la fin de votre journée. Par exemple, elle pourrait vous dire : « Le bureau ouvre à 8 h, alors vous pouvez arriver entre 8 h et 9 h 30. » Si c’est le cas, assurez-vous de respecter cet horaire. Vous pourriez aussi lui demander s’il lui serait utile de savoir la veille vers quelle heure vous compter arriver le lendemain. L’une des pires situations à envisager serait qu’un superviseur cherche quelqu’un qui n’est pas là quand on s’y attend!
En tant que nouveau venu, vous devrez peut-être faire preuve d’initiative. Un premier pas dans la bonne direction consiste à sourire et à dire bonjour chaque fois que vous croisez quelqu’un dans le couloir. Quand vous rencontrez un collègue en tête-à-tête, que ce soit à la fontaine d’eau ou à la photocopieuse, par exemple, profitez de l’occasion pour vous présenter et lui demander son nom.
Voici quelques autres mesures que vous pourriez prendre pour faciliter votre intégration dans l’équipe :
- Profitez de vos pauses pour vous mêler à vos collègues aux endroits où ils ont tendance à se réunir.
- Offrez votre aide pour une tâche professionnelle.
- Proposez un café, un dîner ou une rencontre après le travail.
- Remarquez quelque chose sur l’espace de travail d’un collègue. Si, par exemple, il a la photo d’un chien sur son écran de veille, vous pouvez lancer une conversation sur les animaux de compagnie.
- Apportez de la nourriture au travail pour la partager. (N’oubliez pas de tenir compte des allergies alimentaires courantes.)
Les employés intelligents posent des questions « stupides ». En abordant vos tâches professionnelles, vous vous rendrez compte que c’est à vous de déterminer les informations qu’il vous faut et la façon de les obtenir. Les questions sont donc des outils essentiels dont vous avez besoin pour faire votre travail.
Si vous hésitez à poser des questions, voici quelques conseils :
- Demandez à votre patron de vous aider à trouver des collègues qui peuvent répondre à vos questions sur différents sujets.
- Commencez par approcher un collègue que vous trouvez sympathique. Demandez-lui des conseils pour approcher d’autres collègues.
- Si vous n’aimez pas répondre sur le vif, préparez une conversation en rédigeant vos questions.
Installation
Déterminez d’abord ce que vous ratez vraiment. Avez-vous de la difficulté à suivre les directives, à vous intégrer à l’équipe ou à progresser en vue de l’atteinte de vos objectifs d’apprentissage pour votre stage? Si ça va bien à tous ces points de vue, il se peut que la personne qui vous supervise vous laisse travailler en autonomie parce que vous vous montrez à la hauteur de la tâche et que vous n’avez pas réellement besoin d’un mentor pour vous acquitter de vos fonctions.
Si par contre vous avez une difficulté précise, envisagez certaines solutions possibles :
- Vous avez de la difficulté à suivre les directives? – Demandez des précisions, en employant quelques-unes de ces stratégies.
- Vous avez de la difficulté à vous intégrer à l’équipe? – Commencez par faire un effort pour apprendre à connaître au moins un ou une de vos collègues, peut-être quelqu’un dont le bureau est près du vôtre ou quelqu’un qui a à peu près votre âge. S’il y a une ou un gestionnaire du bureau, vous voudrez peut-être aussi faire connaissance avec cette personne, car elle en sait beaucoup sur la façon dont les choses se passent dans l’organisme et elle pourrait s’avérer une ressource utile lorsque vous avez des questions au sujet des politiques et procédures.
- Vous avez de la difficulté à progresser vers l’atteinte de vos objectifs d’apprentissage? – Vous devrez probablement prendre rendez-vous avec la personne qui vous supervise pour un entretien. Avant d’aller à cette réunion, préparez-vous. Sachez clairement ce sur quoi vous vous êtes entendus au début de votre stage, mais reconnaissez aussi que vous pourriez devoir être flexible pour que votre stage soit un succès tant pour votre employeur que pour vous.
Qu’arriverait-il si vous n’aviez pas vraiment besoin d’un mentor pour exercer vos fonctions, mais que vous aimeriez en avoir un dans le cadre de votre apprentissage expérientiel? Voici quelques conseils à ce propos :
- Faites connaissance avec un ou une collègue qui pourrait vous servir officieusement de mentor. Le jumelage à un cadre supérieur n’est pas essentiel pour que vous bénéficiiez d’un mentorat. Vous pourriez trouver un mentor inespéré en quelqu’un qui était dans votre situation il y a quelques années ou en un cadre intermédiaire qui a acquis maintes expériences dans divers organismes.
- Examinez les attentes énoncées dans votre contrat d’emploi. Votre université exige-t-elle un mentorat dans le cadre de votre stage? Le mentorat est-il un atout intéressant d’un stage, plutôt qu’une exigence? Si vous avez des questions au sujet des responsabilités de l’employeur, communiquez avec le Bureau de l’apprentissage expérientiel de votre université.
Commencez par une analyse des lacunes. Pour chaque compétence que vous devez acquérir :
- Définissez la compétence précise dont vous avez besoin. Plutôt que de dire « Je dois apprendre Excel », par exemple, dites « Je dois apprendre à utiliser les fonctions statistiques de base dans Excel. »
- Décrivez votre niveau de compétence actuel. Par exemple : « Je sais comment formater une feuille de calcul, mais je ne sais pas comment automatiser les fonctions mathématiques. »
- Faites un remue-méninges pour trouver des moyens de combler le fossé entre ce que vous savez et ce que vous ne savez pas. Parmi les options à envisager, citons les livres pratiques, les didacticiels vidéo en ligne, les cours en ligne, les formations proposées par votre employeur et le mentorat par un collègue.
Une fois que vous avez des idées précises sur la manière d’améliorer votre niveau de rendement, consultez votre patron pour déterminer la meilleure voie à suivre. Si l’offre d’emploi mentionnait la compétence en tant qu’exigence du poste, votre employeur peut s’attendre à ce que vous l’acquériez pendant votre temps libre. Toutefois, si votre lacune au niveau des compétences est apparue au fur et à mesure de l’évolution de vos tâches, vous pouvez vous attendre à ce que votre employeur vous fournisse certaines ressources (comme du temps de travail, une formation ou un mentor) pour vous aider à combler cette lacune.
Dans le milieu du travail, peu d’occasions nous sont offertes – mais vous en découvrirez plusieurs qui sont prêtes à être saisies.
Vous pouvez créer vos propres occasions de vous faire valoir, en suivant cette méthode en deux étapes :
- Excellez dans les tâches que vous accomplissez, si minimes soient-elles. Les premières tâches qu’on vous confie servent parfois de test, pour évaluer non seulement vos capacités mais aussi votre attitude. Avez-vous l’esprit d’équipe, êtes-vous prêt ou prête à mettre la main à la pâte avec entrain? Ou rechignez-vous à effectuer des tâches qui ne correspondent pas à votre description de fonction idéale?
Proposez des façons d’ajouter de la valeur au travail qu’on vous a confié. Par exemple, supposons qu’on vous a demandé de faire la correction d’épreuves d’un rapport, et que vous aimeriez montrer à votre supérieur vos talents en graphisme. Vous pourriez lui proposer de créer une page-titre d’apparence professionnelle ou d’enjoliver la disposition interne.
La clé est d’ajouter de la valeur qui soit significative pour votre employeur, pas seulement pour vous. Si votre employeur n’a aucun intérêt à produire un rapport qui a belle allure, vous n’y ajoutez pas vraiment de valeur en améliorant le graphisme. Portez attention aux buts d’ensemble que la personne qui vous supervise veut atteindre, et réfléchissez à la façon dont vous pouvez l’aider à y parvenir en vous dépassant.
L’établissement des objectifs doit être entrepris de concert avec votre superviseur, car vos objectifs personnels doivent s’aligner sur les objectifs organisationnels. Voici quelques questions qui vous aideront à déterminer ce qu’il vous sera possible de réaliser dans le cadre de votre rôle professionnel :
- Quels sont les résultats que votre employeur a spécifiés pour votre placement? (Si vous ne pouvez pas répondre à cette question, la première étape consiste à organiser une conversation avec votre supérieur pour en parler.)
- Quelles sont les connaissances, l’expérience et les compétences que vous espériez acquérir dans le cadre de ce poste lorsque vous l’avez accepté?
- Quelles sont les possibilités d’acquérir des connaissances, de l’expérience et des compétences au cours d’une semaine normale?
- Quelles sont les autres possibilités de perfectionnement que vous pourriez créer grâce à votre propre initiative (p. ex. : vous porter volontaire pour un projet spécial)?
- Comment le fait de saisir certaines possibilités de perfectionnement vous permettrait-il d’apporter une valeur ajoutée au travail de votre équipe et à l’organisation dans son ensemble?
Examinez comment les objectifs de votre employeur, vos objectifs d’apprentissage personnels et vos responsabilités professionnelles se recoupent. Les objectifs réalisables satisfont à ces trois éléments et apportent de la valeur à l’organisation.
Essayez de déterminer pourquoi vous vous sentez ainsi. L’un des facteurs ci-dessous pourrait-il contribuer à votre détresse?
- Le rythme du travail?
- Le genre de travail?
- Le manque de connaissances de base?
- Le manque de compétences?
- Des instructions peu claires?
- Des conflits avec les collègues?
- Le manque d’échanges avec les collègues?
Avant de faire part de vos sentiments à votre superviseur, réfléchissez aux mesures que vous pourriez prendre pour améliorer votre situation. Si, par exemple, vous vous sentez coupé du reste de l’équipe, pourriez-vous commencer à manger votre dîner dans la salle de repos ou inviter un collègue à prendre un « café virtuel »? Si vous trouvez que les instructions ne sont pas claires, pouvez-vous commencer à demander des précisions?
Si vous vous sentez coincé et que vous ne pouvez pas trouver de solutions par vous-même, alors organisez une conversation privée avec votre mentor ou votre superviseur. Vous pouvez amorcer la conversation avec confiance, car la plupart des gestionnaires sont heureux lorsque les employés parlent des défis qu’ils rencontrent. C’est le signe de quelqu’un qui veut faire un bon travail.
Si votre gestionnaire n’a pas de suggestions utiles, vous pouvez consulter les ressources à votre disposition en matière de santé mentale. Par exemple :
- Votre membre du service ou du personnel des ressources humaines (RH)
- Le centre de santé et de mieux-être de votre université
- La ligne d’écoute Chimo
Au Canada, tous les salariés, quelle que soit leur citoyenneté, se voient garantir les droits de la personne prévus par la Charte canadienne des droits et libertés. Ces droits comprennent :
- La liberté de religion;
- La liberté de conscience et de religion
- La liberté de pensée, de croyance, d’opinion et d’expression
- L’absence de discrimination fondée sur la race, l’origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, le sexe, l’âge, l’incapacité ou l’orientation sexuelle
De plus, chaque province a sa propre loi sur les droits de la personne, qui s’applique au secteur de l’emploi. Au Nouveau-Brunswick, la Loi sur les droits de la personne s’applique aux employeurs sous réglementation provinciale (hôpitaux, restaurants, magasins, etc.), tandis que la Loi canadienne sur les droits de la personne s’applique aux employeurs sous réglementation fédérale (transport aérien, banques, etc.). La législation sur les droits de la personne offre une protection fondée sur plusieurs motifs, notamment les suivants :
- Âge
- Ascendance
- Race
- Couleur
- Religion
- Sexe
- Incapacité physique ou mentale
En outre, chaque province a ses propres lois sur le travail. Au Nouveau-Brunswick, la Loi sur les normes d’emploi s’applique à deux aspects principaux des stages d’apprentissage expérientiel :
- Heures de travail et rémunération
- Salaire minimum au moins pour chaque heure travaillée
- Pause de 30 minutes après cinq heures de travail
- Période de repos d’au moins 24 heures consécutives chaque semaine, si possible le dimanche
- Paiement rapide du salaire
- Talon de paie à chaque jour de paie
Si votre salaire horaire est inférieur à un certain montant, vous avez également droit à la rémunération des heures supplémentaires (au moins 1,5 fois le taux de salaire minimum) lorsque vous travaillez plus de 44 heures par semaine.
- Santé et sécurité au travail
- Un lieu de travail sûr et sain
- Une formation vous permettant de faire votre travail en toute sécurité
- Des informations sur les risques en milieu de travail, les procédures de travail sûres et les procédures d’urgence
- La protection contre les substances dangereuses et les machines et équipements dangereux en milieu de travail
- Le droit de ne pas être harcelé
Vous avez également le droit de participer à la détermination et à la résolution des problèmes de santé et de sécurité et de refuser de travailler si vous pensez que cela est dangereux pour votre santé et votre sécurité.
Certains droits du travail sont déterminés par des facteurs tels que le secteur d’activité dans lequel vous travaillez, le type de travail que vous effectuez et la manière dont vous êtes payé (salaire horaire ou autre). Pour avoir plus de renseignements sur vos droits, consultez les ressources suivantes :
- Feuille d’information du Nouveau-Brunswick sur les normes d’emploi
- Normes d’emploi sur le site Web du ministère de l’Éducation postsecondaire, de la Formation et du Travail (MEPFT)
- Loi sur les normes d’emploi
Si vous pensez que vos droits en tant que salarié ont été violés, communiquez immédiatement avec votre Bureau de l’apprentissage expérientiel. Il doit être votre premier point de contact avant d’envisager de prendre une quelconque mesure par les voies gouvernementales.
Le harcèlement est un problème sérieux en milieu de travail, mais tous les désagréments au travail ne constituent pas du harcèlement. Les critiques de votre patron, formulées de manière directe ou sévère, pourraient par exemple ne pas remplir les critères du harcèlement.
Voici comment Travail sécuritaire NB définit le harcèlement :
… tout comportement répréhensible ou offensant qui est reconnu comme constituant un acte importun ou qui devrait raisonnablement être reconnu comme tel, qu’il se soit produit une seule fois ou de façon répétée, notamment tout acte d’intimidation ou quelque autre conduite, commentaire ou attitude ayant pour effet de menacer la santé ou la sécurité d’un salarié, y compris le harcèlement sexuel. Est exclue de la présente définition toute conduite jugée raisonnable qu’adopte l’employeur dans le cadre de la gestion et de la direction des salariés.
Si vous pensez avoir été victime de harcèlement, assurez-vous de consigner les incidents. Prenez des notes détaillées. Quand votre souvenir commencera à s’effacer, vous aurez un registre des événements à portée de main.
Consultez ensuite le code de pratique de votre employeur en matière de harcèlement. (La loi exige qu’il en ait un.) Dans ce code, vous devriez trouver la procédure à suivre étape par étape pour signaler un incident de harcèlement.
Le harcèlement fondé sur l’une des caractéristiques protégées par la Loi sur les droits de la personne du Nouveau-Brunswick ou la Loi canadienne sur les droits de la personne serait considéré comme étant discriminatoire en vertu de ces lois. Si vous pensez être victime de harcèlement ou de discrimination en raison d’une des caractéristiques protégées, vous devez communiquer avec la Commission des droits de la personne du Nouveau-Brunswick si vous travaillez pour un employeur sous réglementation provinciale ou avec la Commission canadienne des droits de la personne si vous travaillez pour un employeur sous réglementation fédérale. Il importe de signaler qu’il existe des délais précis pour déposer une plainte.
Vous pouvez également trouver des renseignements détaillés sur le harcèlement en milieu de travail, y compris des exemples, en consultant le Service public d’information et d’éducation publiques du Nouveau-Brunswick.
Avant de signaler le harcèlement, vous devez toutefois consulter votre Bureau de l’apprentissage expérientiel. Le personnel de ce bureau peut vous aider à signaler l’incident et, si cela est nécessaire, servir de médiateur lors des conversations avec votre employeur.
Avant de faire votre demande, renseignez-vous sur la politique de l’organisation concernant les jours de congé. Assurez-vous que votre demande s’inscrit dans le cadre de ces lignes directrices et que vous la présentez dans la forme attendue. (Dans certaines organisations, vous devrez peut-être remplir un formulaire.)
Prenez vos congés en tenant compte du déroulement du travail ainsi que de la charge de travail de vos collègues. Lorsque vous faites votre demande, proposez un plan pour faire face à votre absence afin que les délais et les résultats visés soient toujours respectés. Vous voulez donner l’image de quelqu’un qui résout les problèmes, non quelqu’un qui en crée.
Nous vous félicitons d’avoir relevé le défi d’intégrer un stage à vos études à temps plein. Voici quelques conseils pour vous aider :
- Créez un horaire général qui regroupe tous vos cours, vos travaux et vos engagements professionnels en un seul endroit.
- Si vous n’avez jamais utilisé de calendrier électronique, c’est peut-être le moment d’en essayer un. Le suivi électronique de votre horaire hebdomadaire vous permet de voir vos engagements professionnels et universitaires en même temps ou séparément. Il vous permet également de mettre en place des rappels et des « alertes » pour vous informer des activités à venir.
- Gardez vos deux mondes séparés. N’essayez pas d’étudier pendant les heures de travail ou de travailler pendant votre temps d’étude.
- Communiquez ouvertement avec votre gestionnaire et vos professeurs. Informez-les bien à l’avance de tout conflit d’horaire.
- Prenez soin de vous. Dans votre horaire général, prévoyez du temps pour l’activité physique, une alimentation saine et du temps pour voir vos amis.
Réfléchissez à la manière dont vous allez gérer le « bruit » visuel et auditif :
- Le bruit visuel comprend tout ce qui éloigne vos yeux de votre travail, comme les collègues à proximité et leurs écrans. Comme antidote, essayez de placer une plante sur votre bureau pour créer de l’intimité. Lorsque vous avez besoin de vous concentrer intensément, demandez la permission d’aller dans un espace privé, comme une salle de réunion ou un coin tranquille.
- Le bruit auditif comprend les conversations entre collègues, les appels téléphoniques et le bourdonnement constant du matériel électronique. Des casques antibruit peuvent bloquer une grande partie du bavardage en arrière-plan. Il est également important de savoir quels signaux vos collègues utilisent pour indiquer qu’ils sont en mode « Ne pas déranger ». Vous pouvez adopter des comportements semblables lorsque vous devez travailler sans être interrompu. Il y a peut-être aussi un espace privé que vous pouvez utiliser lorsque la zone commune devient trop bruyante pour que vous puissiez travailler de manière productive.
Tous les conflits ne nécessitent pas le même traitement. Un conflit ponctuel avec un collègue peut probablement être résolu au moyen d’une conversation entre vous deux. Par contre, un conflit persistant, ou un conflit impliquant du harcèlement, peut nécessiter la médiation de votre superviseur ou d’une personne de votre service des ressources humaines.
Les potins nuisent à la résolution des conflits, alors évitez de protester contre la situation avec vos collègues. Évitez également la procrastination, car attendre ne fait pas disparaître le conflit. Le fait de ne pas régler le conflit ne fait qu’engendrer du ressentiment.
Lorsqu’il est temps d’aborder un conflit avec un collègue, gardez à l’esprit les conseils suivants :
- Tenez la conversation dans un lieu privé, où votre collègue se sentira à l’abri des intrus et des regards indiscrets.
- Remerciez votre collègue d’avoir investi du temps dans la conversation. Une expression sincère de gratitude vous permettra de commencer la conversation sur une note positive.
- Abordez la situation dans un esprit de collaboration pour résoudre les problèmes. Exposez les « faits » de la situation tels que vous les voyez et demandez le point de vue de votre collègue.
- Maintenez la conversation dans le présent. Faites face à la situation actuelle et évitez d’énumérer les anciens torts.
- Utilisez le pronom « je ». Pour ne pas pointer du doigt les coupables, évitez les déclarations accusatrices commençant par « tu ». Au lieu de dire : « Tu m’as fait honte quand tu as mentionné mon erreur devant toute l’équipe », dites : « Quand tu as mentionné mon erreur devant toute l’équipe, j’ai eu honte. »
- Pratiquez l’écoute active. Résistez à l’envie d’interrompre votre collègue et soyez attentif à ce qu’il dit, même si c’est difficile à entendre. Confirmez que vous avez compris en reformulant ce que vous avez entendu. Par exemple : « Je crois que mon erreur t’a personnellement causé beaucoup de frustration. Est-ce que j’ai bien compris? »
- Trouvez un terrain d’entente. Les solutions apparaissent lorsque les deux parties trouvent un point de départ sur lequel elles peuvent s’entendre. Vous pouvez peut-être, par exemple, convenir tous les deux que la précision est une valeur importante de l’équipe. Cette valeur partagée pourrait ouvrir la voie à la compréhension.
- Soyez ouvert aux suggestions créatives. Gardez l’esprit ouvert et soyez prêt à envisager des solutions auxquelles vous n’auriez pas pensé par vous-même. Ensemble, vous et votre collègue pouvez arriver à une solution que vous n’auriez pas pu imaginer.
Suivi de votre apprentissage
Commencez par les gens que vous trouvez les plus faciles à aborder, et bâtissez votre réseau à partir de là.
Par exemple, si d’autres étudiants travaillent dans votre organisme, commencez par faire connaissance avec eux. Cultivez aussi vos relations avec la personne qui vous supervise et toute autre personne qui vous sert de mentor.
Quand vous connaîtrez mieux vos collègues, ils ou elles pourraient naturellement vous suggérer des personnes à qui ils pourraient vous présenter. Ou vous trouverez peut-être une occasion de vous faire présenter à une personne en particulier.
Gardez cependant à l’esprit que les réseaux les plus solides se tissent naturellement. Les liens se créent par des contacts véritables, et pas seulement par l’échange de coordonnées.
L’une des compétences les plus utiles à perfectionner pour étendre votre réseau professionnel est l’art de la conversation. Mettez-vous au défi d’engager la conversation avec des collègues dans la cuisine ou dans l’ascenseur. Pratiquez l’écoute active. Posez des questions sincères, réfléchies.
Vous voudrez peut-être aussi consolider les relations que vous nouez en demeurant en contact avec les gens par LinkedIn. Si vous n’avez pas déjà un profil sur LinkedIn, servez-vous de cette liste de LinkedIn (en anglais) comme guide, ou demandez de l’aide à votre Bureau de l’apprentissage expérientiel.
Lorsque vous et votre employeur vous entendez la première fois sur les buts d’apprentissage de votre stage, vous naviguez dans l’inconnu. Il est impossible de prévoir exactement comment se déroulera votre expérience de travail, les points forts que vous découvrirez ou les occasions qui se présenteront à vous.
Il faut donc présumer que vous devrez revoir, et peut-être même adapter, vos buts au cours de votre stage. (Vous pourriez le faire lorsque vous aurez terminé environ le premier tiers de votre stage.)
Voici un processus simple à suivre avec la personne qui vous supervise :
- Revoyez vos buts initiaux. Comment s’harmonisent-ils avec votre situation professionnelle actuelle? Sont-ils pertinents et réalistes, compte tenu du travail que vous effectuez?
Révisez les buts qui sont irréalistes ou qui ne sont pas pertinents. C’est une bonne occasion de démontrer une compétence essentielle au XXIe siècle : la souplesse. Comment pouvez-vous ajuster votre objectif ou les résultats escomptés afin de tirer parti des limites de votre milieu de travail?
Par exemple, supposons que votre but initial était de maîtriser Adobe Photoshop, mais que l’organisme a embauché un ou une graphiste à plein temps deux semaines après le début de votre stage. Y a-t-il un autre logiciel que vous pourriez apprendre pour améliorer vos compétences numériques? Ou pourriez-vous acquérir d’autres compétences en graphisme, par exemple en aidant le ou la graphiste à préparer un énoncé de conception pour un projet complexe?
Quand vous révisez vos buts, assurez-vous qu’ils sont précis et mesurables, et pour chaque but, fixez un échéancier. Vous voudrez aussi créer des étapes pour passer de votre état actuel au résultat que vous vous êtes fixé.
- Mesurez vos progrès. Pour les buts que vous avez décidé de poursuivre, faites le point sur ce que vous avez accompli et ce qu’il vous reste à faire. Créez des étapes et des échéanciers pour vous assurer de terminer ce que vous avez entrepris.
- Prévoyez une autre séance d’examen. Pour vous assurer de garder le cap, inscrivez une date dans votre agenda pour revoir vos buts avant la fin de votre stage. (Si votre première révision a eu lieu vers le tiers de votre stage, vous pourriez fixer la seconde révision aux deux-tiers du stage.)
La réflexion ne se limite pas à consigner ce qui s’est passé ou à énoncer les « leçons apprises ». La réflexion est un processus en plusieurs étapes qui permet de se rappeler une expérience et de l’interpréter dans le but d’en extraire un sens.
De nombreux étudiants trouvent utile de réfléchir par l’écriture. Vous pouvez tenir un journal de réflexion à cet effet et prévoir du temps pour écrire à la fin de chaque jour ou de chaque semaine.
Une façon simple de structurer une réflexion écrite consiste à suivre l’acronyme DEEL :
- Décrivez l’expérience — utilisez beaucoup de détails pour que les événements soient clairement mis en valeur sur la page. Décrivez vos pensées et vos sentiments, ce qui s’est passé et les personnes concernées.
- Évaluez vos pensées et vos sentiments — analysez ce qui se passait en vous pendant l’expérience. À quoi pensiez-vous au moment de l’expérience? Qu’avez-vous ressenti? Comment votre réaction se compare-t-elle à celle que vous avez eue lors d’expériences semblables? Pourquoi pensez-vous avoir réagi comme vous l’avez fait?
- Exprimez clairement la Leçon apprise — quelles sont les leçons pratiques que vous avez apprises en ce qui a trait à votre travail? Quelles nouvelles compétences ou attitudes avez-vous maîtrisées? Comment ce que vous avez appris grâce à cette expérience se rapporte-t-il à d’autres connaissances ou compétences que vous avez acquises dans d’autres circonstances, que ce soit en milieu de travail, en classe ou dans le cadre d’une expérience bénévole? Si vous deviez à nouveau vivre cette expérience, que feriez-vous différemment?
Si la réflexion par l’écriture ne vous intéresse pas, vous pouvez entreprendre une réflexion en parlant d’une expérience avec un collègue, votre superviseur ou un ami. (Vous pouvez utiliser la méthode DEEL pour rendre votre conversation productive.) Vous pouvez également réfléchir en faisant de l’art, comme un croquis, une peinture ou un photoreportage.
Les valeurs font le lien entre le travail et la dimension personnelle. Lorsque vos valeurs personnelles s’alignent sur celles de l’organisation, vos responsabilités quotidiennes prennent tout leur sens. Pour trouver cet alignement, suivez les étapes suivantes :
- Exprimez clairement vos valeurs personnelles. Cette évaluation en ligne de Psychology Today pourrait vous être utile pour commencer.
- Comparez vos valeurs personnelles avec celles de l’organisation pour laquelle vous travaillez. Considérez les valeurs explicites, que vous trouverez dans l’énoncé de mission de l’organisation ou dans la section « À propos de nous » de son site Web, ainsi que les valeurs implicites, que vous pouvez cerner en observant les principes qui guident la prise de décision.
Trouvez les points communs entre vos valeurs personnelles et celles de l’organisation. Essayez de trouver des moyens de consacrer plus de temps à des activités qui présentent ces points communs.
Disons, par exemple, que vous découvrez que l’organisation et vous valorisez tous deux l’impact social. Y a-t-il un moyen pour vous de contribuer à des activités qui ont un impact direct sur votre collectivité? Certaines des activités que vous menez soutiennent peut-être déjà l’impact social de l’organisation. Comment pourriez-vous devenir plus conscient et plus intentionnel par rapport aux contributions que vous apportez?
Que faire si vous ne trouvez pas de terrain d’entente entre vos valeurs et celles de l’organisation?
Vous pouvez encore donner du sens à votre journée de travail. Essayez quelques-unes de ces possibilités :
- Transformez vos tâches en un jeu. Récompensez-vous chaque fois que vous atteignez une étape importante.
- Gardez la vue d’ensemble à l’esprit. Examinez comment vos tâches quotidiennes contribuent aux priorités stratégiques de l’organisation. Si le lien n’est pas clair pour vous, demandez à votre patron de vous l’expliquer.
- Valorisez les possibilités d’apprentissage. Restez attentif aux occasions d’acquérir les compétences, les attitudes et les connaissances que vous valorisez.
- Célébrez les succès, aussi minimes soient-ils. S’engager dans une réflexion peut aider à valoriser les réalisations personnelles et à leur donner un sens.
- Profitez de la compagnie de vos collègues. Saisissez les possibilités de vous joindre à la communauté professionnelle de votre lieu de travail. Gardez l’œil ouvert sur les possibilités de perfectionnement offertes par le mentorat, l’observation au poste de travail et les conversations informelles autour de la table. Vous pourriez également envisager d’adhérer à une association professionnelle qui représente le secteur dans lequel vous travaillez.
Demandez à votre mentor, vos collègues ou votre patron de vous recommander des cours en ligne et d’autres possibilités d’apprentissage liées à la compétence particulière que vous souhaitez acquérir. Voici quelques possibilités pour vous aider à démarrer :
| Compétence | Ressource en ligne |
| Microsoft Office | |
| Gestion du temps | |
| Communication | |
| Collaboration | |
| Résolution des conflits |
Synthèse
Soyez honnête.
Dites-lui que vous avez apprécié l’occasion qui vous a été donnée de faire votre stage dans l’organisme et que vous avez acquis des compétences fort utiles. (Plus vous donnerez d’exemples précis de votre gratitude, plus vos remerciements paraîtront sincères.)
Expliquez ensuite que vous continuez à explorer des possibilités de carrière avant de prendre une décision au sujet de votre emploi après vos études. Un bon employeur appréciera votre désir d’élargir vos horizons. Si vous décidez de retourner chez cet employeur, vous apporterez avec vous un nouveau bagage de connaissances et de compétences.
Enfin, proposez de rester en contact avec l’employeur. Assurez-vous de conserver les coordonnées de l’employeur, et de vous connecter avec la personne qui vous supervise et vos collègues sur LinkedIn.
De temps à autre, prenez contact avec ces gens. Par exemple, vous pourriez leur envoyer une carte à l’occasion des Fêtes, ou un courriel ou un message LinkedIn amical lorsque vous voyez un article qui pourrait les intéresser et leur être utile pour le travail.
Commencez par les histoires qui vous viennent à l’esprit en ce qui concerne votre travail :
- De quelles réalisations êtes-vous le plus fier?
- Quelles sont les expériences dont vous vous souviendrez comme étant les points forts de votre stage?
- De quels échecs ou moments embarrassants avez-vous rebondi?
- Quels événements ou situations ont fourni les plus riches occasions d’apprentissage?
Si vous avez du mal à vous souvenir d’événements bien précis liés à votre stage, vous pouvez créer un calendrier de votre expérience de travail et le remplir avec des événements clés. Pour un stage d’été, par exemple, vous pourriez vous rappeler une à trois expériences importantes que vous avez vécues chaque mois par rapport à votre travail.
Les histoires liées au travail fournissent la matière première, et vous pouvez ensuite la transformer d’une manière qui convient à votre CV. Voici des conseils qui vous aideront :
- Faites ressortir les compétences précises que vos expériences vous ont permis d’acquérir. Pour chaque expérience que vous consignez, demandez-vous ce que vous avez appris.
- Utilisez un langage précis (quantitatif si possible) pour décrire votre expérience. « Réalisé cinq missions avec des clients du secteur de l’énergie » est mieux que « Réalisé plusieurs missions avec des clients ».
- Exploitez le pouvoir des verbes. Présentez vos réalisations en utilisant des verbes d’action, par exemple : livré, créé, présenté, recherché.
Le Bureau de l’apprentissage expérientiel de votre université peut vous orienter vers des ressources supplémentaires qui peuvent vous aider à transformer vos expériences de stage en contenu de CV dynamique.
Si votre superviseur n’a pas encore programmé d’entrevue de départ (conversation de fin d’emploi), demandez-en un. Vous pourriez simplement dire quelque chose comme ceci : « Pourrions-nous avoir une petite discussion avant que je parte? Je pense qu’il pourrait nous être utile à tous les deux de faire un compte rendu du stage. »
Voici des points que vous pouvez aborder durant votre entrevue de départ :
- Remerciez votre superviseur pour la possibilité d’emploi qu’il vous a offerte. Indiquez précisément ce que vous avez aimé et valorisé à propos de votre travail et de l’organisation, y compris l’occasion de contribuer au succès de l’équipe.
- Décrivez des façons précises par lesquelles vous avez apporté une valeur ajoutée à l’équipe et à l’organisation. Exprimez votre reconnaissance pour la possibilité d’apprendre, d’acquérir de nouvelles compétences et d’avoir un impact.
Exprimez votre intérêt pour le travail après l’obtention du diplôme. Faites savoir à votre employeur combien vous aimeriez avoir la possibilité de contribuer à l’équipe à temps plein et de façon permanente. Renseignez-vous sur la meilleure façon de rester en contact afin d’être pris en considération pour toute offre d’emploi qui se présente. Si votre employeur est dans le secteur privé, vous pourriez suggérer de vous connecter via LinkedIn pour commencer.
C’est une bonne idée de tenir un journal où vous noterez des situations qui surviennent durant votre stage et des réflexions à ce sujet. Prenez l’habitude d’y consacrer 10 minutes à la fin de la journée. Consignez tout ce qui s’est passé d’intéressant dans la journée, décrivez les incidents en détail ainsi que vos sentiments à leur égard.
À la fin de chaque semaine, prenez une demi-heure pour relire votre journal et pour réfléchir à ce que vous avez appris. Voici quelques questions que vous pourriez vous poser :
- Quelle a été votre plus grande réalisation de la semaine?
- Et votre plus grand défi?
- Quelle est la chose la plus importante que vous ayez apprise au cours de la semaine?
- Quelle est la chose la plus surprenante que vous ayez apprise?
- S’il y a quoi que ce soit que vous auriez pu faire différemment cette semaine, qu’auriez-vous fait?
À la fin de votre stage, vous pourrez transposer la matière de vos réflexions en éléments de preuves pour appuyer vos dires au sujet de vos compétences, de vos forces et de votre expérience. Ces preuves vous seront utiles pour les entrevues futures et vous fourniront du contenu pertinent pour vos lettres d’accompagnement et votre curriculum vitae.
Commencez par définir vos futurs objectifs de carrière :
- Où vous voyez-vous dans cinq à dix ans?
- Quels sont votre rôle et votre titre? Pour quel type d’organisation travaillez-vous? (Travaillez-vous pour vous-même?)
- Qu’avez-vous réalisé en ce qui concerne votre mode de vie et vos objectifs financiers?
Avez-vous besoin d’aide pour définir les qualités particulières que requiert votre carrière cible? La base de données de la Classification nationale des professions du gouvernement du Canada est un excellent point de départ. Il énumère les appellations d’emploi, les fonctions principales ainsi que les conditions d’accès à la profession, et ce, pour presque tous les parcours de carrière que vous pouvez nommer.
Faites la liste des études et de l’expérience de travail dont vous aurez besoin pour atteindre vos objectifs de carrière, puis posez-vous les deux questions suivantes :
- Comment l’expérience que vous avez acquise dans le cadre de votre stage d’apprentissage expérientiel satisfait-elle à certaines des exigences?
- Comment pouvez-vous utiliser votre expérience de travail comme un pont vers d’autres expériences qui vous rapprocheront de vos objectifs de carrière?
- Décrivez votre objectif de carrière à long terme (dans cinq à dix ans).
- Définissez les exigences (études et expérience) à remplir pour atteindre cet objectif.
- Faites l’inventaire des exigences auxquelles vous avez déjà satisfait ou que vous êtes en train de satisfaire.
- Fixez des objectifs intermédiaires qui vous permettront de satisfaire aux autres exigences (p. ex. : objectifs à réaliser au bout d’un an et objectifs à réaliser au bout de trois ans).
Voici un exemple de plan de carrière pour un étudiant de troisième année qui veut devenir avocat.
Plan de carrière
Mon objectif de carrière sur cinq ans : devenir avocat spécialisé en droit de l’environnement.
Exigences liées à la carrière :
- Baccalauréat
- Baccalauréat en droit
- Solides aptitudes à la communication (écrite, orale, interpersonnelle) en anglais et en français
- Excellentes aptitudes à la recherche
- Pensée critique
- Maîtrise des logiciels bureautiques standard et des bases de données de recherche spécialisées
- Examen du barreau
- Permis d’exercer le droit au Nouveau-Brunswick
Exigences auxquelles j’ai déjà satisfait (ou auxquelles je suis en train de satisfaire) :
- Baccalauréat
- De solides aptitudes à la communication (écrite, orale, interpersonnelle) en anglais et en français
- Pensée critique
Mes objectifs de développement de carrière intermédiaires :
- Effectuer un stage dans un cabinet d’avocats à Fredericton (2021)
- Faire du bénévolat au centre pour la défense des enjeux environnementaux (2021-2022)
- Suivre un cours de philosophie sur l’écologie et la justice à l’ère de la mondialisation (2021-2022)
- Obtenir un baccalauréat en sciences politiques (2022)
- Obtenir un baccalauréat en droit de l’Université Western (2025)
- Obtenir un poste de stagiaire dans un cabinet d’avocats spécialisé dans l’environnement au Nouveau-Brunswick (2026)
- Réussir l’examen du barreau et obtenir un poste permanent dans un cabinet d’avocats spécialisé dans l’environnement au Nouveau-Brunswick (2027)
